Technisches Betriebshandbuch

Der Regelbetrieb dient der Aufrechterhaltung eines stabilen, sicheren und wirtschaftlichen Anlagenbetriebs. Technische Systeme müssen so überwacht und betrieben werden, dass Unterricht, Forschung, Verwaltung und Campusdienste ohne vermeidbare Unterbrechungen stattfinden können.

Die wesentlichen Ziele sind die kontinuierliche Anlagenverfügbarkeit, die frühzeitige Erkennung technischer Abweichungen, die Minimierung von Ausfallzeiten, die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und die effiziente Nutzung von Energie, Personal und Betriebsmitteln.

Für alle wesentlichen technischen Anlagen müssen standardisierte Betriebsverfahren angewendet werden. Dazu gehören definierte Schritte für das Hochfahren und Abschalten von Anlagen, die Kontrolle von Betriebsparametern, die Überprüfung von Alarmmeldungen und die sichere Durchführung von Schalthandlungen.

Bei Schichtwechseln oder Übergaben sind offene Störungen, laufende Wartungen, gesperrte Anlagenbereiche, besondere Nutzeranforderungen und sicherheitsrelevante Hinweise vollständig zu übergeben. Abweichungen vom Normalbetrieb sind unverzüglich zu melden, zu bewerten und gemäß Zuständigkeit weiterzuleiten.

Die Zusammenarbeit zwischen Haustechnik, Facility Management, Sicherheitsdienst, IT-Betrieb und externen Dienstleistern ist klar zu koordinieren. Arbeiten an kritischen Systemen dürfen nur nach Freigabe und unter Berücksichtigung der betrieblichen Auswirkungen erfolgen.

Die Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des technischen Betriebs. Sie muss aktuell, nachvollziehbar und für autorisierte Personen zugänglich sein.

Zu den erforderlichen Unterlagen gehören tägliche Betriebsprotokolle, Wartungsberichte, Prüf- und Inspektionsnachweise, Anlagenzustandsberichte, Leistungs- und Verbrauchsdaten sowie Störungs- und Ereignisberichte. Jede Dokumentation muss Datum, Uhrzeit, verantwortliche Person, betroffene Anlage, durchgeführte Maßnahme und Ergebnis enthalten.

Störungen sind technische Ereignisse oder Zustände, die den normalen Betrieb beeinträchtigen oder gefährden können. Dazu gehören Anlagenausfälle, Unterbrechungen der Medienversorgung, Kommunikationsausfälle, Leistungsabfall technischer Systeme, ungewöhnliche Betriebszustände sowie Serviceunterbrechungen mit Auswirkungen auf Lehre, Forschung, Verwaltung oder Sicherheit.

Eine Störung liegt auch dann vor, wenn ein technisches System zwar noch funktioniert, jedoch außerhalb zulässiger Betriebsparameter arbeitet oder ein erhöhtes Ausfallrisiko besteht.

Die Störungsbearbeitung muss strukturiert erfolgen. Nach der ersten Meldung ist zu klären, welche Anlage betroffen ist, ob Personen gefährdet sind, welche Bereiche beeinträchtigt werden und ob eine Eskalation erforderlich ist. Bei kritischen Störungen sind Facility Management, Sicherheitsdienst und betroffene Organisationseinheiten unverzüglich einzubinden.

Die Priorität bestimmt Reaktionszeit, Ressourceneinsatz, Kommunikationsumfang und Eskalationsbedarf. Sicherheitsrisiken, Ausfälle kritischer Versorgungssysteme und Störungen in Laboren, Serverräumen oder Prüfungsbereichen sind grundsätzlich mit erhöhter Aufmerksamkeit zu behandeln.

Während einer Störung muss die Kommunikation eindeutig, zeitnah und zielgerichtet erfolgen. Meldungen sind über festgelegte Kanäle an die zuständigen technischen Stellen weiterzugeben. Betroffene Fakultäten, Nutzerbereiche, Sicherheitsdienste und Leitungsebenen sind entsprechend der Priorität zu informieren.

Statusmeldungen müssen den aktuellen Zustand, die betroffenen Bereiche, die voraussichtliche Auswirkung, bereits eingeleitete Maßnahmen und erforderliche Verhaltenshinweise enthalten. Bei länger andauernden Störungen sind regelmäßige Aktualisierungen bereitzustellen.

Das Notfallmanagement dient dem Schutz von Personen, Gebäuden, technischen Anlagen und kritischen Universitätsfunktionen. Im Vordergrund stehen die schnelle Lagebewertung, die Gefahrenabwehr, die Stabilisierung technischer Systeme und die Unterstützung von Feuerwehr, Rettungsdiensten, Polizei oder anderen zuständigen Einsatzkräften.

Technische Notfälle müssen so bearbeitet werden, dass Folgeschäden begrenzt, kritische Anlagen gesichert und die Wiederherstellung des Betriebs koordiniert vorbereitet werden.

Bei einem technischen Notfall ist zunächst die Lage zu bewerten. Dabei sind Personengefährdung, betroffene Gebäudebereiche, technische Risiken und mögliche Auswirkungen auf kritische Funktionen zu berücksichtigen.

Anschließend sind die vorgesehenen Notfallprotokolle zu aktivieren. Betroffene Systeme sind, soweit sicher möglich, zu isolieren oder kontrolliert abzuschalten. Der Zugang zu gefährdeten Bereichen ist zu beschränken. Facility Management, Sicherheitsdienst und Einsatzkräfte sind zu koordinieren.

Temporäre Betriebsmaßnahmen können erforderlich sein, zum Beispiel Ersatzstromversorgung, mobile Pumpen, provisorische Absperrungen, alternative Lüftungslösungen oder Umleitung von Nutzern in sichere Bereiche. Alle Maßnahmen müssen priorisiert, dokumentiert und durch befugte Personen freigegeben werden.

Nach Abschluss der akuten Notfallphase ist eine strukturierte Nachbearbeitung erforderlich. Schäden an Gebäuden, Anlagen und Infrastruktur sind zu bewerten. Die Wiederinbetriebnahme darf erst erfolgen, wenn die betroffenen Systeme geprüft und freigegeben wurden.

Der Vorfall ist vollständig zu dokumentieren. Dazu gehören Ursache, Ablauf, getroffene Entscheidungen, beteiligte Personen, externe Einsatzkräfte, Schäden, Ausfallzeiten und empfohlene Korrekturmaßnahmen. Anschließend sind Verbesserungen an Verfahren, Schulungen, technischen Schutzmaßnahmen oder Wartungsplänen umzusetzen, sofern dies erforderlich ist.

Der Bereitschaftsdienst stellt sicher, dass technische Unterstützung auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar ist. Er ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Störungen, Alarme und Notfälle in Abendstunden, an Wochenenden, an Feiertagen und während veranstaltungsfreier Zeiten.

Ziel ist es, die Betriebsbereitschaft kritischer Systeme zu erhalten, Schäden zu begrenzen und die Eskalation technischer Ereignisse frühzeitig zu steuern.

Bereitschaftspläne müssen aktuell, verbindlich und für alle relevanten Stellen zugänglich sein. Sie enthalten Dienstzeiten, Kontaktwege, Vertretungsregelungen, Zuständigkeiten und Eskalationskontakte.

Eingehende Meldungen sind zu erfassen, zu priorisieren und an die zuständige Bereitschaftsperson weiterzugeben. Reaktionszeiten müssen der Kritikalität des Ereignisses entsprechen. Bei sicherheitsrelevanten, gebäudeweiten oder betriebskritischen Ereignissen ist unverzüglich eine Eskalation an die Betriebsaufsicht oder das Facility Management einzuleiten.

Kommunikationsprotokolle müssen festlegen, wer informiert wird, welche Informationen weiterzugeben sind und wann Statusmeldungen erforderlich sind.

Für einen wirksamen Bereitschaftsdienst müssen vollständige Notfallkontaktlisten, mobile Kommunikationsmittel, Zutrittsberechtigungen, Schlüssel- oder Kartenzugänge, technische Anlagenunterlagen, Alarmpläne und erforderliche Notfallausrüstung verfügbar sein.

Zusätzlich müssen Bereitschaftspersonen Zugriff auf relevante Dokumentationen haben, einschließlich Anlagenplänen, Schaltplänen, Wartungsinformationen, Lieferantenkontakten und Betriebsanweisungen für kritische Systeme.

Eskalationsverfahren stellen sicher, dass kritische oder ungelöste Ereignisse rechtzeitig an die zuständige Entscheidungsebene weitergegeben werden. Sie verhindern Verzögerungen, schaffen klare Verantwortlichkeiten und sichern die operative Kontrolle bei Störungen und Notfällen.

Eine Eskalation ist erforderlich, wenn die technische Erstbearbeitung nicht ausreicht, erhebliche Risiken bestehen, zusätzliche Ressourcen benötigt werden oder Entscheidungen außerhalb der Befugnis der handelnden Person erforderlich sind.

Jede Eskalationsstufe muss klare Entscheidungsbefugnisse, Kommunikationspflichten und Dokumentationsanforderungen haben. Die Übergabe an die nächste Stufe darf nicht verzögert werden, wenn Sicherheit, Betriebsfähigkeit oder Reputation der Universität betroffen sind.

Die Kommunikation bei Eskalationen muss sachlich, vollständig und nachvollziehbar sein. Eine Eskalationsmeldung sollte mindestens die Art des Vorfalls, den Zeitpunkt, den betroffenen Bereich, die bisherige Bewertung, eingeleitete Maßnahmen, verbleibende Risiken und benötigte Entscheidungen enthalten.

Freigaben, Sperrungen, externe Beauftragungen und Wiederinbetriebnahmen sind durch befugte Personen zu bestätigen. Bei Bedarf sind externe Behörden, Einsatzkräfte, Netzbetreiber oder Fachunternehmen einzubinden.

Externe Dienstleister können für spezialisierte Wartungen, gesetzlich erforderliche Prüfungen, Inspektionen, Störungsbeseitigungen, Notfallreparaturen, technische Messungen und Compliance-bezogene Leistungen eingesetzt werden.

Ihre Tätigkeiten müssen in den laufenden Universitätsbetrieb integriert werden, ohne Sicherheit, Forschung, Lehre oder Gebäudebetrieb unnötig zu beeinträchtigen. Arbeiten an kritischen Anlagen sind mit dem Facility Management und den betroffenen Nutzerbereichen abzustimmen.

Vor Arbeitsbeginn müssen Zutrittsberechtigungen, Arbeitsfreigaben, notwendige Genehmigungen, Gefährdungsbeurteilungen und Ansprechpartner geklärt sein. Bei Arbeiten mit erhöhtem Risiko, wie elektrischen Schaltungen, Heißarbeiten, Arbeiten in Technikzentralen oder Eingriffen in Sicherheitsanlagen, sind besondere Freigaben erforderlich.

Dienstleister sind während ihrer Tätigkeit zu überwachen oder durch zuständige Universitätsmitarbeiter zu begleiten, sofern dies aufgrund des Risikos, der Lage oder der Kritikalität erforderlich ist. Nach Abschluss der Arbeiten ist die Leistung zu prüfen, die Betriebsbereitschaft zu bestätigen und die Dokumentation abzunehmen.

Die Leistung von Dienstleistern ist regelmäßig zu bewerten. Kriterien sind Servicequalität, Termintreue, Einhaltung von Sicherheitsvorgaben, Reaktionsverhalten, Dokumentationsqualität und Störungswiederholungen.

Bei Abweichungen sind Korrekturmaßnahmen zu vereinbaren. Wiederholte Mängel müssen dokumentiert und bei Vertragsbewertungen berücksichtigt werden. Kritische Dienstleistungen sind zusätzlich durch Audits, Leistungskennzahlen oder Review-Gespräche zu überwachen.

Sicherheitsprozesse schützen technische Infrastruktur, kritische Anlagen und sensible Betriebsbereiche vor unbefugtem Zugriff, Manipulation, Sabotage und Betriebsunterbrechungen.

Ziel ist es, die Integrität technischer Systeme zu erhalten, sichere Arbeitsbedingungen zu gewährleisten und die Betriebsfähigkeit der Universität auch bei sicherheitsrelevanten Ereignissen zu unterstützen.

Das Zutrittsmanagement muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen technische Bereiche betreten können. Schlüssel, Zutrittskarten, Codes und digitale Berechtigungen sind kontrolliert auszugeben, regelmäßig zu prüfen und bei Rollenwechsel oder Austritt unverzüglich zu entziehen.

Besucher, Auftragnehmer und externe Fachkräfte müssen vor Zutritt registriert, autorisiert und bei Bedarf begleitet werden. Videoüberwachung, Alarmmeldungen und Zutrittsereignisse sind durch die zuständigen Stellen zu überwachen. Auffälligkeiten sind unverzüglich zu melden und gemäß Sicherheitsprozess zu bearbeiten.

Technischer Betrieb und Sicherheitsorganisation müssen eng zusammenarbeiten. Dies gilt insbesondere bei Alarmen, unbefugtem Zutritt, Störungen sicherheitsrelevanter Anlagen, Notfällen und Ereignissen in kritischen Bereichen.

Gemeinsame Verfahren müssen festlegen, wer vor Ort reagiert, wie Informationen weitergegeben werden, welche Bereiche zu sichern sind und wann technische oder organisatorische Eskalationen erforderlich werden. Während sicherheitsrelevanter Vorfälle sind Statusmeldungen zwischen Facility Management, Sicherheitsdienst und betroffenen Einheiten regelmäßig abzustimmen.

Regelmäßige Berichte unterstützen die Steuerung des technischen Betriebs. Sie zeigen Anlagenzustände, Störungsschwerpunkte, Wartungsfortschritte, wiederkehrende Probleme, Reaktionszeiten und Risiken auf.

Erforderliche Berichte umfassen tägliche Betriebszusammenfassungen, Störungs- und Ereignisberichte, Notfallauswertungen, Wartungsberichte, Leistungsberichte und Auswertungen zu kritischen Anlagen. Berichte müssen für Entscheidungen des Facility Managements nutzbar sein und konkrete Maßnahmen ableiten lassen.

Das Betriebshandbuch ist regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Änderungen können durch neue technische Anlagen, organisatorische Anpassungen, geänderte gesetzliche Anforderungen, Erkenntnisse aus Störungen, neue Sicherheitsrisiken oder veränderte Universitätsprozesse erforderlich werden.

Aktualisierte Verfahren müssen freigegeben, kommuniziert und den betroffenen Mitarbeitenden sowie Dienstleistern zugänglich gemacht werden. Veraltete Versionen sind kontrolliert zu ersetzen, damit im Betrieb nur gültige Anweisungen verwendet werden.

Mitarbeitende im technischen Betrieb müssen in den relevanten Verfahren geschult werden. Dazu gehören Regelbetrieb, Störungsbearbeitung, Notfallmaßnahmen, Bereitschaftsdienst, Eskalationsregeln, Dokumentation und Sicherheitsprozesse.

Notfallübungen, Einweisungen in kritische Anlagen, Bereitschaftsschulungen und Sicherheitsunterweisungen sind regelmäßig durchzuführen. Schulungen müssen dokumentiert und bei Änderungen an Anlagen oder Verfahren aktualisiert werden.