Neue Arbeitswelten an Hochschulen

Desksharing ist ein zentrales Element neuer Arbeitswelten, weil viele Beschäftigte nicht mehr täglich auf dem Campus arbeiten und feste Arbeitsplätze dadurch häufig nicht vollständig ausgelastet sind. Verwaltungsmitarbeitende, Forschende, Projektteams und zentrale Serviceeinheiten wechseln zwischen Präsenzarbeit, mobiler Arbeit, Lehr- oder Gremienterminen, digitalen Meetings und konzentrierten Einzelaufgaben. Ziel des Desk Sharing ist jedoch nicht die wahllose Reduktion von Arbeitsplätzen, sondern die Bereitstellung einer angemessenen Anzahl hochwertiger, flexibel nutzbarer und verlässlich buchbarer Arbeitsplätze. Jeder geteilte Arbeitsplatz muss ergonomisch ausgestattet, technisch vollständig, sauber, eindeutig auffindbar und für die vorgesehene Tätigkeit geeignet sein.

Ein professionelles Desk-Sharing-Modell benötigt ein zentrales Buchungssystem, das Arbeitsplatzstandort, Verfügbarkeit, Ausstattung, Barrierefreiheit, Raumtyp und Nutzungszeit transparent darstellt. Beschäftigte sollten erkennen können, ob ein Arbeitsplatz beispielsweise über zwei Monitore, Dockingstation, höhenverstellbaren Tisch, ruhige Lage oder besondere technische Ausstattung verfügt. Ergänzend sind persönliche Schließfächer, abschließbare Stauraumlösungen, klare Clean-Desk-Regeln, hygienische Standards, definierte Reinigungsleistungen und eindeutige Zugangsberechtigungen erforderlich. Die Clean-Desk-Regel ist besonders wichtig, weil geteilte Arbeitsplätze frei von persönlichen Gegenständen, vertraulichen Dokumenten und ungesicherten Unterlagen hinterlassen werden müssen.

Das Facility Management muss Desk Sharing aktiv steuern. Dazu gehören Belegungsanalysen, Auswertung von Buchungsdaten, Beschwerdemanagement, Arbeitsplatzbegehungen und regelmäßige Qualitätskontrollen. An Spitzentagen, zum Beispiel bei Teamtagen, Prüfungsphasen oder Gremiensitzungen, können Buchungsprioritäten, Stornierungsfristen, Ausweichflächen und maximale Buchungszeiten erforderlich sein. Akzeptanz entsteht nur, wenn Beschäftigte jederzeit einen funktionsfähigen, sauberen, ergonomischen und technisch zuverlässigen Arbeitsplatz vorfinden.

Hybride Verwaltung verändert die Anforderungen an universitäre Büroflächen, weil viele Verwaltungsprozesse digitalisiert werden, persönliche Beratung und vertrauliche Vor-Ort-Tätigkeiten aber weiterhin notwendig bleiben. Einschreibung, Prüfungsverwaltung, Personalmanagement, Finanzprozesse, Beschaffung, Studierendenservice, Gremienbetreuung und interne Genehmigungsabläufe benötigen heute eine Kombination aus digitalen Arbeitsplätzen, vertraulichen Besprechungsräumen, Servicepunkten, Teamzonen, Scan- und Postbereichen, reduzierten Archivflächen und sicheren Aufbewahrungslösungen. Das Facility Management muss diese unterschiedlichen Nutzungen räumlich so organisieren, dass Effizienz, Vertraulichkeit und Servicequalität gleichermaßen gewährleistet sind.

Besonders wichtig ist die klare Trennung zwischen öffentlichen, halböffentlichen und internen Bereichen. Studierende, Lehrende und externe Partner benötigen gut ausgeschilderte, barrierefrei erreichbare Service- und Beratungsbereiche, während interne Bearbeitungszonen vor unbefugtem Zugang geschützt sein müssen. Da in der Hochschulverwaltung personenbezogene Daten, Prüfungsinformationen, Personalakten, Finanzdaten und vertrauliche Beschlussvorlagen verarbeitet werden, sind akustisch geschützte Räume, Sichtschutz, Zutrittskontrolle, abschließbare Aufbewahrung und verbindliche Regeln für Papierunterlagen unverzichtbar.

Das Facility Management sollte für hybride Verwaltungsbereiche eine klare Nutzungslogik definieren: vertrauliche Gespräche in geschützten Räumen, kurze Abstimmungen in Teamzonen, digitale Meetings in Video- oder Fokusräumen und konzentrierte Sachbearbeitung in ruhigen Arbeitsbereichen. Diese Logik muss durch Raumkennzeichnung, Buchungssysteme, technische Ausstattung, Orientierungshilfen und verbindliche Betriebsregeln unterstützt werden. So bleibt die Verwaltung auch bei flexiblen Arbeitsmodellen erreichbar, sicher und leistungsfähig.

Projekträume sind an Universitäten besonders wichtig, weil viele Aufgaben in temporären, interdisziplinären, drittmittelfinanzierten oder bereichsübergreifenden Strukturen bearbeitet werden. Dazu gehören Forschungsverbünde, Verwaltungsreformen, Campusentwicklungsprojekte, Nachhaltigkeitsinitiativen, Digitalisierungsprojekte, Bau- und Umzugsprojekte sowie Kooperationen mit externen Partnern. Ein Projektraum unterscheidet sich von einem klassischen Besprechungsraum, weil er nicht nur einzelne Sitzungen ermöglicht, sondern über einen längeren Zeitraum kollaboratives Arbeiten, Visualisierung, Planung, hybride Abstimmung und Ergebnisdokumentation unterstützt.

Das Facility Management sollte Projekträume in unterschiedlichen Größen und Ausstattungsniveaus bereitstellen und für längere Projektbelegungen klare Nutzungsvereinbarungen festlegen. Diese sollten Projektzeitraum, verantwortliche Person, Zugriffsrechte, technische Ausstattung, Reinigungsbedarf, Umgang mit Materialien, Datenschutzanforderungen, Rückgabezustand und Supportprozesse regeln. Wichtig ist außerdem, dass Projekträume nicht dauerhaft blockiert werden, wenn sie als gemeinsam nutzbare Ressource vorgesehen sind. Standardisierte Technik, sichtbare Bedienhinweise und regelmäßige Funktionsprüfungen sichern die Nutzbarkeit im Alltag.

Videokonferenzräume sind ein wesentlicher Bestandteil moderner universitärer Arbeitsumgebungen, weil hybride Arbeit, internationale Forschungskooperationen, digitale Gremiensitzungen, Online-Beratungen, Berufungsverfahren und standortübergreifende Verwaltungsprozesse auf zuverlässige digitale Kommunikation angewiesen sind. Das Facility Management muss dafür sorgen, dass diese Räume technisch stabil, akustisch geeignet, visuell professionell und einfach bedienbar sind. Die Raumgröße muss zum Nutzungsszenario passen: kleine Räume für vertrauliche Gespräche oder kurze Abstimmungen, mittlere Räume für Team- und Ausschusssitzungen und größere Räume für hybride Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmenden.

Entscheidend sind Kameraausrichtung, Tonqualität, Beleuchtung, Netzwerkstabilität und einfache Bedienung. Kameras sollten Teilnehmende möglichst frontal erfassen, Mikrofone müssen Sprache klar aufnehmen, Lautsprecher müssen verständlich sein und die Beleuchtung sollte gleichmäßig, blendfrei und ohne störendes Gegenlicht funktionieren. Harte Oberflächen, lange Nachhallzeiten, laute Lüftung und Geräusche aus angrenzenden Bereichen können die Sprachverständlichkeit erheblich beeinträchtigen. Deshalb sind Akustikdecken, Wandabsorber, dicht schließende Türen, geeignete Mikrofone und eine gute Raumpositionierung wichtige Planungsfaktoren.

Zur Grundausstattung gehören Displays oder Projektionsflächen, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, Anschlussmöglichkeiten, drahtlose Präsentationsoptionen, stabile Netzwerkverbindung, ausreichende Stromversorgung und klare Kabelführung. Videokonferenzräume sollten in das zentrale Buchungssystem integriert sein und Informationen zu Raumgröße, Ausstattung, Verfügbarkeit, Barrierefreiheit und Nutzungshinweisen enthalten. Facility Management und IT müssen gemeinsam regelmäßige Funktionstests, Wartungsintervalle, Supportprozesse und Verantwortlichkeiten definieren, damit Störungen schnell erkannt und behoben werden.

Ruhebereiche sind notwendig, weil flexible und gemeinsam genutzte Büroflächen mehr Geräusche, visuelle Ablenkungen und Unterbrechungen erzeugen können. Offene Teamzonen, Desk-Sharing-Bereiche und Projekträume fördern Zusammenarbeit, sind aber nicht für jede Tätigkeit geeignet. Universitäten benötigen daher gezielt geplante Räume für konzentrierte Einzelarbeit, vertrauliche Telefonate, digitale Gespräche, wissenschaftliches Schreiben, Dokumentenprüfung, Prüfungsverwaltung, Personalthemen, Finanzaufgaben und sensible Beratung. Dabei sollten unterschiedliche Typen unterschieden werden, zum Beispiel stille Arbeitsräume, Fokusboxen, Telefonräume, Call-Booths, Beratungsräume und kurze Rückzugsbereiche.

Die Qualität von Ruhebereichen hängt wesentlich von Akustik, Lage, Sichtschutz, Lüftung, Beleuchtung und Ergonomie ab. Ein Raum neben stark frequentierten Fluren, Druckerzonen oder Teeküchen erfüllt seinen Zweck nur eingeschränkt. Schallschutz, geringe Nachhallzeiten, dicht schließende Türen, geeignete Wandaufbauten, blendfreie Beleuchtung, ausreichende Belüftung, Stromanschlüsse und stabile digitale Verbindung gehören zu den wesentlichen Anforderungen. Für vertrauliche Gespräche müssen Räume so gestaltet sein, dass Gespräche außerhalb nicht verständlich sind und Einblicke angemessen begrenzt werden.

Das Facility Management muss klare Nutzungsregeln festlegen: Welche Räume sind buchbar, welche frei nutzbar, welche Nutzungsdauer ist zulässig, welche Tätigkeiten sind erlaubt und wie werden Konflikte gelöst? Besonders stark nachgefragte Fokus- und Telefonräume benötigen häufig Zeitbegrenzungen oder Buchungsregeln. Die Verfügbarkeit von Ruhebereichen ist ein wichtiger Akzeptanzfaktor für neue Arbeitswelten, denn flexible Arbeitsplatzmodelle funktionieren nur, wenn Beschäftigte geeignete Orte für Konzentration und Vertraulichkeit finden.

Neue Standards für Büroflächen sind erforderlich, damit flexible Arbeitsumgebungen universitätsweit einheitlich, fair, sicher und wirtschaftlich betrieben werden können. Ohne verbindliche Standards können einzelne Fakultäten, Institute oder Verwaltungseinheiten sehr unterschiedliche Lösungen entwickeln, was zu Problemen bei Kosten, Arbeitsschutz, Barrierefreiheit, Reinigung, Instandhaltung, technischer Kompatibilität und langfristiger Flächenentwicklung führt. Büroflächenstandards definieren deshalb Arbeitsplatztypen, Ausstattungsniveaus, Raumgrößen, Buchungsregeln, Reinigungsprozesse, technische Anforderungen und Qualitätskriterien.

Ein professioneller Büroflächenstandard muss verschiedene Nutzungsszenarien abbilden. Ein dauerhaft genutzter Facharbeitsplatz hat andere Anforderungen als ein Touchdown-Arbeitsplatz für kurze Aufenthalte. Ein vertraulicher Verwaltungsarbeitsplatz benötigt mehr Sicht- und Schallschutz als ein allgemeiner Projektarbeitsplatz. Ebenso müssen Barrierefreiheit, Inklusion und besondere ergonomische Anforderungen verbindlich berücksichtigt werden. Nachhaltigkeit ist ebenfalls Teil des Standards: Bestehendes Mobiliar sollte geprüft und möglichst weiterverwendet werden, während neue Ausstattung langlebig, modular, energieeffizient und anpassungsfähig sein sollte.

Neue Arbeitswelten stellen hohe betriebliche Anforderungen an das Facility Management, weil flexible Flächen täglich aktiv gesteuert werden müssen. Dazu gehören Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Belegungsdaten, Reinigung, Hygiene, Möbelwartung, technische Ausstattung, Zutrittskontrolle, Beschilderung, Orientierung, Nutzerkommunikation und Reaktionsprozesse bei Störungen. Buchungs- und Belegungssysteme müssen benutzerfreundlich, aktuell, datenschutzkonform und aussagekräftig sein, damit Arbeitsplätze, Projekträume, Videokonferenzräume, Fokusräume und Beratungsräume effizient verwaltet werden können.

Reinigung und Instandhaltung müssen an die gemeinsame Nutzung angepasst werden. Geteilte Arbeitsplätze, stark frequentierte Besprechungsräume, Telefonräume und Projekträume benötigen andere Reinigungsfrequenzen und Qualitätskontrollen als fest zugewiesene Einzelbüros. Höhenverstellbare Tische, Bürostühle, Monitore, Dockingstationen, Whiteboards, mobile Trennwände und Medientechnik werden intensiver genutzt und müssen regelmäßig geprüft werden. Störungen müssen einfach meldbar sein, klar bewertet werden und schnell zu einer Lösung führen.

Besonders kritisch ist die Schnittstelle zwischen Facility Management und IT. Viele neue Arbeitsumgebungen funktionieren nur, wenn Netzwerke, Buchungssysteme, Videokonferenztechnik, Displays, Raumsteuerung und mobile Endgeräte zuverlässig zusammenspielen. Zuständigkeiten müssen eindeutig geregelt sein, damit Nutzende bei Problemen nicht zwischen verschiedenen Serviceeinheiten weiterverwiesen werden. Auch Zutrittsberechtigungen, Datenschutz, Arbeitsschutz, Nutzerregeln und Eskalationswege müssen klar dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

Neue Arbeitswelten bieten erhebliche Chancen, bringen aber auch betriebliche und organisatorische Risiken mit sich. Diese entstehen vor allem dann, wenn Flächen reduziert werden, ohne Tätigkeiten und Anwesenheitsmuster sorgfältig zu analysieren, wenn Vertraulichkeit nicht ausreichend geschützt wird, wenn Technik unzuverlässig ist oder wenn Nutzungsregeln unklar bleiben. Das Facility Management muss diese Risiken frühzeitig erkennen, transparent kommunizieren und mit verbindlichen Steuerungsmaßnahmen bearbeiten.

Besonders wichtig sind Nutzerbeteiligung, Pilotflächen und kontinuierliches Feedback, weil Akzeptanz nicht allein durch eine räumliche Planung entsteht. Beschäftigte müssen erkennen, dass flexible Arbeitsumgebungen ihre Arbeit unterstützen und nicht erschweren. Gleichzeitig müssen Lärm, fehlende Ruhebereiche, unzureichende Vertraulichkeit, technische Ausfälle und Überfüllung an Spitzentagen konsequent gemessen und korrigiert werden. Ein Governance-Modell mit klaren Verantwortlichkeiten, Eskalationswegen und universitätsweiten Standards verhindert, dass flexible Arbeitswelten unkontrolliert oder uneinheitlich betrieben werden.

Qualitätsindikatoren sind erforderlich, um zu prüfen, ob neue Arbeitswelten tatsächlich zu besserer Flächennutzung, höherer Nutzerqualität und stabileren Betriebsprozessen führen. Das Facility Management sollte quantitative und qualitative Kennzahlen kombinieren, darunter Arbeitsplatz-Auslastungsquote, Buchungszuverlässigkeit, Verhältnis von geteilten zu festen Arbeitsplätzen, Anzahl der Arbeitsplatzbeschwerden, technische Verfügbarkeit von Videokonferenzräumen, Nutzerzufriedenheit, Reinigungsqualität, akustischer Komfort, Verfügbarkeit von Ruhebereichen, Belegungsspitzen, Energieverbrauch je Bürofläche und Kosten je Arbeitsplatz.

Diese Kennzahlen müssen fachlich interpretiert werden. Eine sehr hohe Auslastung kann wirtschaftlich wirken, aber zu Stress, fehlenden Ausweichmöglichkeiten und sinkender Zufriedenheit führen. Eine sehr niedrige Auslastung kann auf Überkapazitäten oder ungeeignete Arbeitsplatzangebote hinweisen. Beschwerden über Lärm, Technik oder Reinigung sind nicht nur Einzelfälle, sondern wichtige Hinweise auf Planungs- oder Betriebsprobleme. Ebenso zeigen wiederkehrende Störungen in Videokonferenzräumen, ob Wartung, Standardisierung oder Support verbessert werden müssen.

Die Ergebnisse sollten regelmäßig berichtet und für konkrete Verbesserungen genutzt werden. Dazu können zusätzliche Ruhebereiche, angepasste Buchungsregeln, bessere technische Ausstattung, veränderte Reinigungsfrequenzen, optimierte Zonierung oder eine Anpassung der Arbeitsplatzquoten gehören. Qualitätsindikatoren sind damit kein reines Controlling-Instrument, sondern ein wesentliches Werkzeug zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der neuen Arbeitswelten.

Neue Arbeitswelten an Universitäten sind ein bedeutender Trend im Facility Management, weil sie Büroflächen, Verwaltungsarbeit, Zusammenarbeit, Vertraulichkeit und digitale Kommunikation grundlegend verändern. Sie ermöglichen eine bessere Flächennutzung, unterstützen hybride Arbeitsformen und erhöhen die organisatorische Flexibilität der Universität.

Damit diese Vorteile erreicht werden, müssen Desk Sharing, hybride Verwaltung, Projekträume, Videokonferenzräume, Ruhebereiche und Büroflächenstandards professionell geplant und betrieben werden. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, verlässliche Technik, Datenschutz, Arbeitsschutz, Reinigung, Nutzerkommunikation, Buchungssysteme und kontinuierliche Qualitätskontrolle.

Das Facility Management nimmt dabei eine zentrale Steuerungsfunktion ein. Es verbindet räumliche Qualität, technische Infrastruktur, Serviceprozesse, Wirtschaftlichkeit und Nutzerbedürfnisse zu einem funktionsfähigen Gesamtsystem. Neue Arbeitswelten sind daher nicht nur eine Veränderung der Büroflächen, sondern ein integriertes Betriebs- und Organisationsmodell für eine moderne, flexible und leistungsfähige Universität.