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Die Vorbereitung des Veranstaltungsortes beginnt mit der Flächenzuweisung und der Prüfung, ob der Raum für die geplante Nutzung geeignet ist. Dabei werden Kapazität, Zugänglichkeit, Fluchtwege, technische Ausstattung, Möblierung und mögliche Einschränkungen des Gebäudes berücksichtigt.

Das Facility Management erstellt oder prüft den Raum- und Bestuhlungsplan. Dazu gehören Sitzordnung, Bühnenposition, Rednerbereiche, Ausstellungsflächen, Barrieren, Beschilderung und Standorte für technische Geräte. Temporäre Konstruktionen wie Bühnen, Podeste, Messestände oder Absperrungen dürfen nur so aufgebaut werden, dass Stabilität, Nutzbarkeit und Sicherheit gewährleistet sind.

Temporäre Infrastruktur muss vor der Nutzung geprüft werden. Der Schwerpunkt liegt auf sicherem Aufbau, korrekter Installation, freier Zugänglichkeit und der Vermeidung von Stolper-, Brand- oder Überlastungsrisiken.

Die Aufbaukoordination muss zeitlich und organisatorisch präzise erfolgen. Lieferungen, Dienstleister, interne Teams und technische Prüfungen sind so einzuplanen, dass der Veranstaltungsort vor Beginn vollständig betriebsbereit ist.

Das Facility Management überwacht die Einhaltung der Aufbauzeiten, kontrolliert die Arbeit externer Auftragnehmer und führt vor Veranstaltungsbeginn eine abschließende Sicht- und Funktionsprüfung durch. Dabei werden Möblierung, Technik, Wegeführung, Sicherheitsausstattung, Sauberkeit und Zugänge geprüft. Erst wenn alle wesentlichen Anforderungen erfüllt sind, sollte die Fläche für die Veranstaltung freigegeben werden.

Der Abbau muss kontrolliert, sicher und ohne Beschädigung von Universitätseigentum erfolgen. Temporäre Installationen werden in einer festgelegten Reihenfolge entfernt. Elektrische Geräte, AV-Technik und IT-Komponenten sind fachgerecht zu trennen, zu verpacken und an den vorgesehenen Lager- oder Rückgabeort zu bringen.

Während des Abbaus sind Verkehrswege freizuhalten und Gefahrenstellen abzusichern. Abfälle, Verpackungsmaterialien und nicht mehr benötigte Verbrauchsmaterialien müssen direkt gesammelt und entsorgt werden. Besondere Aufmerksamkeit gilt Böden, Wänden, Türen, Aufzügen und Außenflächen, da diese während Transport- und Rückbauarbeiten häufig belastet werden.

Nach dem Abbau ist der Veranstaltungsort in den regulären Nutzungszustand zurückzuführen. Standardmöblierung, Lehrraumausstattung, Beschilderung und technische Grundeinstellungen sind wiederherzustellen.

Das Facility Management prüft, ob Schäden, Verschmutzungen, fehlende Gegenstände oder technische Störungen vorliegen. Anschließend werden Reinigungsarbeiten und kleinere Korrekturen veranlasst. Die Fläche darf erst wieder für den Normalbetrieb freigegeben werden, wenn sie sicher, sauber und funktionsfähig ist.

Die Nachbewertung dient der Qualitätssicherung und der Dokumentation des Veranstaltungszustands. Sie sollte unmittelbar nach dem Abbau erfolgen, damit Schäden oder Mängel eindeutig zugeordnet werden können.

Die Vorreinigung stellt sicher, dass Veranstaltungsflächen in einem repräsentativen und hygienischen Zustand übergeben werden. Böden, Tische, Stühle, Rednerpulte, Oberflächen, Eingangsbereiche und Verkehrsflächen sind vor der Nutzung zu reinigen.

Sanitärräume müssen aufgefüllt, desinfiziert und auf Funktionsfähigkeit geprüft werden. Abfallbehälter sind in ausreichender Anzahl bereitzustellen und an geeigneten Punkten zu platzieren. Besonders wichtig sind Eingänge, Foyers, Treppen, Aufzüge und stark frequentierte Wege, da sie den ersten Eindruck der Veranstaltung prägen.

Während der Veranstaltung ist eine laufende Reinigungsüberwachung erforderlich, insbesondere bei großen Veranstaltungen oder Formaten mit Catering. Abfälle werden regelmäßig entfernt, verschüttete Flüssigkeiten sofort beseitigt und Gefahrenstellen abgesichert.

Sanitärräume sind während der Nutzung zu kontrollieren und bei Bedarf nachzureinigen. Stark frequentierte Bereiche wie Eingänge, Buffetbereiche, Pausenzonen und Außenbereiche müssen laufend beobachtet werden. Ziel ist es, Hygiene, Sicherheit und ein professionelles Erscheinungsbild während der gesamten Veranstaltung zu erhalten.

Nach Veranstaltungsende erfolgt die vollständige Endreinigung. Dabei werden Abfälle entfernt, Oberflächen gereinigt, Böden gesaugt oder gewischt und sichtbare Verschmutzungen beseitigt.

Das Abfallmanagement muss bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden. Recyclingfähige Abfälle, Restmüll und Speisereste sind getrennt zu erfassen, soweit die lokalen Entsorgungsprozesse der Universität dies vorsehen.

Bei Veranstaltungen mit Catering sind Sammelpunkte für Speisereste, Verpackungen und Einweggeschirr eindeutig festzulegen. Temporäre Abfallstationen müssen gut erreichbar, aber so positioniert sein, dass sie keine Fluchtwege, Eingänge oder Verkehrsflächen blockieren. Die Entsorgung hat nach den Nachhaltigkeits- und Betriebsrichtlinien der Universität zu erfolgen.

Die Sicherheitsplanung beginnt mit einer Risikobewertung der Veranstaltung. Dabei werden Teilnehmerzahl, Veranstaltungsart, Öffentlichkeit, Uhrzeit, Standort, technische Aufbauten, Catering, Verkehrswege und mögliche Konflikt- oder Notfallszenarien berücksichtigt.

Das Facility Management stimmt die erforderlichen Maßnahmen mit dem Campus-Sicherheitsdienst, Veranstaltern, technischen Teams und gegebenenfalls externen Sicherheitsdienstleistern ab. Ziel ist ein Sicherheitskonzept, das Zugang, Personenströme, Notfallkommunikation, Erste Hilfe und Eskalationswege klar regelt.

Zugänge und Ausgänge müssen klar definiert und während der Veranstaltung kontrollierbar sein. Je nach Veranstaltungsart können Teilnehmerregistrierung, Ticketprüfung, Ausweiskontrolle oder Besucherlenkung erforderlich sein.

Bereiche mit eingeschränktem Zugang, zum Beispiel Technikräume, Bühnenbereiche, Backstage-Zonen oder Lagerräume, sind abzusichern. Besucherströme müssen so geführt werden, dass Staus, Blockaden und Überfüllung vermieden werden. Besonders bei stark besuchten Veranstaltungen ist auf klare Beschilderung und freie Fluchtwege zu achten.

Die Notfallbereitschaft stellt sicher, dass bei medizinischen Vorfällen, Evakuierungen, technischen Störungen oder Sicherheitsereignissen schnell reagiert werden kann. Alle relevanten Teams müssen wissen, wer im Notfall informiert wird und welche Maßnahmen zuerst einzuleiten sind.

Die Überwachung umfasst die laufende Beobachtung sicherheitsrelevanter Bereiche. Dazu können Kontrollgänge, Unterstützung durch vorhandene Kamerasysteme, Funkkommunikation und die Abstimmung mit Notfalldiensten gehören.

Sicherheitskräfte müssen über Veranstaltungsablauf, Ansprechpartner, Gebäudezugänge, Fluchtwege und besondere Risiken informiert sein. Vorfälle sind in Echtzeit zu bewerten, zu dokumentieren und bei Bedarf an die zuständigen Stellen weiterzuleiten.

Audio-visuelle Dienstleistungen umfassen Mikrofone, Lautsprecher, Mischpulte, Projektoren, Displays, Kameras, Präsentationstechnik und gegebenenfalls Streaming- oder Aufzeichnungssysteme. Die Anforderungen sind frühzeitig mit dem Veranstalter zu klären.

Vor Veranstaltungsbeginn müssen alle Geräte installiert, getestet und auf den Ablauf abgestimmt werden. Dazu gehören Tonqualität, Sichtlinien, Bildschirmauflösung, Präsentationsanschlüsse und Bedienbarkeit. Bei Reden, Podiumsdiskussionen, Hybridveranstaltungen oder Prüfungsformaten ist eine technische Betreuung vor Ort besonders wichtig.

Die IT-Unterstützung stellt sicher, dass Internetzugang, WLAN-Kapazität, temporäre Netzwerke, Präsentationsanschlüsse und digitale Plattformen zuverlässig funktionieren. Bei größeren Veranstaltungen muss geprüft werden, ob die vorhandene Netzwerkkapazität ausreicht.

Auch Stromversorgung, Mehrfachanschlüsse, Ladestationen und Anschlüsse für Veranstalter oder Medienvertreter sind zu koordinieren. Temporäre Installationen dürfen keine Kabelgefahren oder Überlastungen erzeugen. Die IT- und Haustechnikteams sollten frühzeitig in die Planung eingebunden werden.

Technische Abläufe müssen klar geplant, getestet und während der Veranstaltung unterstützt werden. Verantwortlichkeiten für Aufbau, Bedienung, Störungsbehebung und Abbau sind eindeutig festzulegen.

Systemtests sind vor Veranstaltungsbeginn verpflichtend durchzuführen. Dazu gehören Mikrofontests, Bildprüfung, Netzwerkverbindung, Präsentationsmedien, Videokonferenzsysteme, Beleuchtung und Stromversorgung.

Für wesentliche technische Funktionen sollten Ersatzgeräte oder alternative Verfahren bereitstehen. Bei Veranstaltungen mit hoher Bedeutung sind Notfallpläne für Stromausfall, Internetausfall, defekte Mikrofone, Projektorausfall oder Streamingunterbrechungen festzulegen. Dadurch bleibt die Veranstaltung auch bei technischen Störungen handlungsfähig.

Die Zusammenarbeit mit Catering-Dienstleistern muss frühzeitig organisiert werden. Lieferzeiten, Zufahrten, Ladezonen, Aufstellflächen, Vorbereitungsbereiche und Abholzeiten sind mit dem Facility Management abzustimmen.

Catering darf den Gebäudebetrieb, Fluchtwege, Brandschutzbereiche und Reinigungsabläufe nicht beeinträchtigen. Das Facility Management stellt sicher, dass geeignete Flächen, Strom- und Wasseranschlüsse sowie Entsorgungsmöglichkeiten vorhanden sind, sofern diese benötigt und zugelassen sind.

Catering-Flächen müssen so eingerichtet werden, dass Versorgung, Reinigung, Besucherführung und Sicherheit gewährleistet bleiben. Besonders wichtig sind ausreichende Bewegungsflächen, stabile Aufbauten und ein klarer Abstand zu Eingängen, Treppen und Notausgängen.

Während der Veranstaltung müssen Hygiene, Sauberkeit und sichere Besucherführung überwacht werden. Verschüttete Speisen oder Getränke sind umgehend zu beseitigen, da sie Rutschgefahren verursachen können.

Temporäre Speiseausgaben, Buffets und Getränkestationen müssen stabil, zugänglich und betriebssicher eingerichtet sein. Reinigungs- und Cateringteams sollten abgestimmt arbeiten, damit Abfälle nicht überlaufen und stark genutzte Bereiche jederzeit sauber bleiben.

Genehmigungen sind abhängig von Art, Größe, Standort und Risikoprofil der Veranstaltung. In jedem Fall sind interne Freigaben der Universität einzuholen, insbesondere für Raumnutzung, technische Installationen, Sicherheitsmaßnahmen und externe Dienstleister.

Je nach Veranstaltung können zusätzliche Freigaben für Brandschutz, temporäre Konstruktionen, öffentliche Veranstaltungen, Lärmschutz, Außenflächen, Verkehr oder besondere Nutzungen erforderlich sein. Das Facility Management sollte frühzeitig prüfen, welche Genehmigungen notwendig sind und wer für Antragstellung, Prüfung und Dokumentation verantwortlich ist.

Compliance-Überwachung stellt sicher, dass die Veranstaltung im Einklang mit internen Richtlinien und geltenden Sicherheitsanforderungen durchgeführt wird. Dazu gehören Belegungsgrenzen, Fluchtwege, Barrierefreiheit, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Brandschutz und Umweltanforderungen.

Während der Vorbereitung und Durchführung sind Abweichungen sofort zu korrigieren. Beispiele sind blockierte Notausgänge, überlastete Stromanschlüsse, ungeeignete Kabelverlegung, fehlende Beschilderung oder Überschreitung zulässiger Raumkapazitäten.

Eine saubere Dokumentation schützt die Universität, unterstützt die Nachverfolgung und erleichtert zukünftige Veranstaltungsplanungen. Alle relevanten Freigaben und Prüfungen sollten vor Veranstaltungsbeginn vorliegen.

Veranstaltungskosten müssen transparent geplant und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden. Das Facility Management sollte alle Leistungen erfassen, die durch Aufbau, Betrieb, Unterstützung und Wiederherstellung entstehen.

Die Budgetplanung beginnt mit einer klaren Leistungsbeschreibung. Veranstalter und Facility Management müssen festlegen, welche Leistungen benötigt werden, welche Standards gelten und welche Kosten vom Veranstalter, einer Fakultät, einer zentralen Stelle oder einem externen Partner getragen werden.

Angebote von Dienstleistern sind auf Vollständigkeit, Leistungsumfang, Zusatzkosten und Zeitansätze zu prüfen. Ressourcen wie Räume, Personal, Technik und Reinigungszeiten müssen so geplant werden, dass die Veranstaltung wirtschaftlich und betrieblich realistisch durchgeführt werden kann.

Während der Planung und Durchführung sind Kosten laufend zu überwachen. Abweichungen vom Budget, zusätzliche Anforderungen und kurzfristige Änderungen müssen dokumentiert und freigegeben werden.

Nach der Veranstaltung erfolgt eine finanzielle Auswertung. Sie enthält tatsächliche Kosten, Budgetabweichungen, Zusatzleistungen, offene Rechnungen und mögliche Einsparpotenziale. Diese Auswertung unterstützt eine bessere Kostenplanung für zukünftige Veranstaltungen.

Die Nachbesprechung bewertet, ob die Veranstaltung aus betrieblicher Sicht erfolgreich durchgeführt wurde. Dabei werden Aufbau, Reinigung, Sicherheit, Technik, Catering-Schnittstellen, Genehmigungen, Kosten und Wiederherstellung des Veranstaltungsortes überprüft.

Vorfälle, Verzögerungen, Störungen oder Beschwerden sind sachlich zu analysieren. Ebenso wichtig ist die Bewertung externer Dienstleister, der internen Zusammenarbeit und des Zustands der genutzten Räume und Flächen.

Die Ergebnisse der Nachbesprechung sollten zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen genutzt werden. Feedback von Veranstaltern, Teilnehmenden, Sicherheitsdiensten, Reinigungsteams, Technikern und Facility-Mitarbeitenden hilft, wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Verbesserungen können zum Beispiel angepasste Aufbauzeiten, klarere Raumpläne, bessere Beschilderung, zusätzliche Abfallstationen, frühere Techniktests oder genauere Dienstleistervorgaben umfassen. Aktualisierte Verfahren sollten dokumentiert und bei ähnlichen Veranstaltungen wieder angewendet werden.

Leistungskennzahlen helfen, die Qualität der Event Services messbar zu bewerten. Sie sollten einfach, nachvollziehbar und für den Universitätsbetrieb relevant sein.