Sanierung im laufenden Hochschulbetrieb

Interimsflächen sind erforderlich, wenn Räume, Etagen, Labore, Büros, Servicebereiche oder technische Nebenflächen vorübergehend nicht verfügbar sind. Das Facility Management muss sicherstellen, dass Ersatzflächen nicht nur vorhanden, sondern für die jeweilige Nutzung tatsächlich geeignet sind. Eine freie Fläche ist nicht automatisch eine geeignete Interimsfläche. Die Eignung hängt von mehreren Faktoren ab: Raumgröße, Kapazität, Möblierung, technische Ausstattung, IT-Anbindung, Lüftung, Akustik, Barrierefreiheit, Sicherheit, Zugänglichkeit, Brandschutz, Vertraulichkeit, Nähe zu relevanten Nutzergruppen und Dauer der Nutzung. Bei Laboren kommen zusätzliche Anforderungen hinzu, etwa technische Medien, Abluft, Sicherheitsklassifizierung, Gefahrstofflagerung, Entsorgung, Notduschen, Dekontaminationsmöglichkeiten und Zutrittskontrolle.

Ein strukturiertes Interimsflächenkonzept sollte klar darstellen, welche Funktionen verlagert werden, wohin sie verlagert werden, wie lange die Verlagerung dauert, welche technischen Anpassungen erforderlich sind und wie die Nutzer informiert werden. Es sollte außerdem einen Rückzugsplan enthalten, damit die Rückkehr in die sanierten Räume geordnet erfolgen kann. Für das Facility Management ist besonders wichtig, die Interimsflächen nicht nur einmalig bereitzustellen, sondern während der gesamten Sanierungsphase zu betreiben. Dazu gehören Reinigung, Instandhaltung, Schlüssel- und Zutrittsmanagement, Beschilderung, Störungsannahme, technische Betreuung und regelmäßige Überprüfung der Nutzerzufriedenheit. Bei längeren Sanierungsphasen müssen Interimsflächen wie vollwertige Betriebsflächen behandelt werden. Eine klare Priorisierung ist notwendig, wenn nicht alle Anforderungen gleichzeitig erfüllt werden können. Prüfungsbetrieb, sicherheitsrelevante Laborfunktionen, barrierefreie Erreichbarkeit, zentrale Verwaltungsleistungen und gesetzlich oder betrieblich notwendige Funktionen haben Vorrang vor weniger kritischen Komfortanforderungen. Diese Priorisierung muss transparent dokumentiert und mit den betroffenen Organisationseinheiten abgestimmt werden.

Lärm, Staub, Erschütterungen, Gerüche und Veränderungen des Raumklimas gehören zu den häufigsten Störungen bei Sanierungen im laufenden Hochschulbetrieb. In Hochschulen können diese Störungen unmittelbar die Qualität von Lehre, Prüfungen, Forschung, Bibliotheksnutzung, Büroarbeit und Beratungsgesprächen beeinträchtigen. Das Facility Management muss deshalb vor Beginn der Arbeiten festlegen, welche Bereiche und Zeiten besonders störungsempfindlich sind. Dazu gehören Prüfungsräume, Hörsäle, Seminarräume, Bibliotheken, Lesesäle, Labore, Messräume, Serverräume, Archive, Sammlungen, Beratungsstellen und Bereiche mit konzentrierter Büroarbeit. Auch kurze Störungen können in diesen Bereichen erhebliche Folgen haben, wenn sie beispielsweise eine Prüfung unterbrechen, eine Messreihe verfälschen oder empfindliche Geräte verschmutzen.

Ein wirksames Störungsmanagement beginnt mit einer Risikoanalyse. Diese sollte die geplanten Bauarbeiten den betroffenen Nutzungen gegenüberstellen. Für jede Bauphase ist zu prüfen, welche Arbeiten Lärm, Staub, Erschütterungen oder Emissionen verursachen und welche Nutzergruppen dadurch beeinträchtigt werden. Daraus entstehen verbindliche Vorgaben für Bauzeiten, Schutzmaßnahmen, Reinigungsleistungen und Kommunikation. Besonders wichtig ist die Kontrolle der Schnittstellen zwischen Baustelle und belegten Bereichen. Türen, Flure, Lüftungsschächte, Treppenhäuser und technische Durchdringungen können Staub, Gerüche oder Lärm übertragen. Deshalb müssen Baustellenbereiche baulich und organisatorisch sauber getrennt werden. Das schließt eine kontrollierte Baustellenlogistik, definierte Materialwege, geregelte Abfallentsorgung und tägliche Sauberkeitskontrollen ein. Bei sensiblen Forschungsbereichen ist eine Standardmaßnahme oft nicht ausreichend. Hier müssen Erschütterungsgrenzwerte, Temperaturtoleranzen, Staubschutzanforderungen oder Abschaltfenster individuell mit den verantwortlichen Labor- oder Forschungsleitungen abgestimmt werden. Die Ergebnisse sollten dokumentiert und in die Bauablaufplanung übernommen werden.

Sicherheitsmanagement ist eine zentrale Verantwortung des Facility Managements bei Sanierungen in aktiven Campusumgebungen. Die besondere Herausforderung besteht darin, dass Studierende, Beschäftigte, Besucher, Auftragnehmer, Lieferanten und Einsatzkräfte gleichzeitig in oder in der Nähe desselben Gebäudes unterwegs sein können. Dadurch entsteht eine komplexe Sicherheitslage, die laufend überprüft werden muss. Die Grundregel lautet: Baustellenbereiche und genutzte Hochschulbereiche müssen eindeutig voneinander getrennt sein. Nutzer dürfen nicht unbeabsichtigt in Bauzonen gelangen, und Auftragnehmer dürfen keine unkontrollierten Wege durch sensible Hochschulbereiche nutzen. Diese Trennung muss baulich, organisatorisch und kommunikativ umgesetzt werden.

Sicherheitsmaßnahmen dürfen nicht statisch betrachtet werden. Während einer Sanierung ändern sich Wegeführungen, Sperrbereiche, technische Zustände, Brandabschnitte und Arbeitsverfahren. Das Facility Management muss deshalb regelmäßige Begehungen organisieren und dokumentieren. Dabei sollten FM, Bauleitung, Sicherheitsfachkräfte, Brandschutzverantwortliche, Nutzervertretungen und bei Bedarf Labor- oder IT-Verantwortliche eingebunden werden. Besondere Aufmerksamkeit gilt temporären Zuständen. Provisorische Türen, Kabelbrücken, geöffnete Schächte, abgedeckte Bodenöffnungen, Gerüste, Container, Bauzäune und Ersatzwege müssen so gestaltet sein, dass sie auch bei hoher Personenfrequenz sicher funktionieren. Hochschulgebäude haben oft wechselnde Nutzergruppen. Viele Personen kennen temporäre Wege nicht und reagieren nicht wie geschultes Personal. Beschilderung und physische Führung müssen daher eindeutig, sichtbar und robust sein. Ein weiteres wichtiges Thema ist die Notfallorganisation. Rettungsdienste und Feuerwehr müssen jederzeit wissen, welche Zugänge nutzbar sind, welche Bereiche gesperrt sind und ob Brandmelde-, Sprinkler-, Entrauchungs- oder Sicherheitsanlagen temporär verändert wurden. Temporäre Abweichungen müssen freigegeben, dokumentiert und überwacht werden.

Prüfungen sind besonders schutzbedürftige Phasen im Hochschulbetrieb. Sanierungsarbeiten können Prüfungsräume, Zugangswege, Ruhebedingungen, Aufsichtslogistik, technische Systeme, Barrierefreiheit und Notfallplanung beeinträchtigen. Bereits kurze Störungen können erhebliche Auswirkungen haben, etwa Beschwerden, Prüfungsabbrüche, Nachholtermine oder formale Anfechtungen. Das Facility Management sollte Prüfungszeiträume deshalb als betriebliche Schutzfenster behandeln. In diesen Zeiträumen müssen lärmintensive Arbeiten, Staubbelastungen, Flur- und Zugangsänderungen, technische Abschaltungen und logistische Eingriffe besonders streng gesteuert werden. Die Prüfungsplanung muss frühzeitig mit dem Bauzeitenplan abgeglichen werden.

Die Prüfungsschutzplanung sollte nicht erst wenige Tage vor der Prüfung beginnen. Prüfungsämter und Fakultäten müssen frühzeitig melden, welche Räume genutzt werden, welche Teilnehmerzahlen erwartet werden, welche technischen Anforderungen bestehen und ob besondere Bedingungen erforderlich sind. Das FM kann daraus kritische Zeiträume und Orte ableiten. Für große Prüfungen sollten Backup-Lösungen vorgesehen werden. Dazu gehören alternative Räume, zusätzliche Beschilderung, technische Rufbereitschaft, Reinigungsbereitschaft, Hausmeisterpräsenz und klare Notfallkontakte. Wenn eine technische Abschaltung oder ein lauter Arbeitsschritt unvermeidbar ist, muss geprüft werden, ob die Prüfung verlegt oder die Arbeit verschoben werden kann. Aus FM-Sicht hat die Sicherung ordnungsgemäßer Prüfungsbedingungen hohe Priorität. Auch die Wegeführung ist prüfungsrelevant. Studierende müssen den Prüfungsraum sicher, pünktlich und ohne unnötige Umwege erreichen können. Temporäre Sperrungen sollten an Prüfungstagen besonders klar kommuniziert und vor Ort sichtbar ausgeschildert sein. Barrierefreie Zugänge sind verbindlich zu gewährleisten, auch wenn Aufzüge, Rampen oder Haupteingänge von der Sanierung betroffen sind.

Die Sicherung der Forschungskontinuität ist häufig komplexer als die Sicherung der Lehre. Forschungsvorhaben können von Experimenten, Proben, Messdaten, Umweltbedingungen, Spezialgeräten, Förderfristen, externen Kooperationen und langfristigen Versuchsreihen abhängen. Schon kurze Unterbrechungen können dazu führen, dass Forschungsergebnisse unbrauchbar werden, Proben verloren gehen oder Projektfristen gefährdet werden. Das Facility Management muss daher gemeinsam mit den Forschungseinheiten frühzeitig feststellen, welche Räume, Geräte und Prozesse kritisch sind. Kritisch sind insbesondere Labore mit Dauerbetrieb, Kühlräume, Tiefkühllager, Reinräume, Tierhaltungsbereiche, Klimakammern, Messräume, Serverräume, Werkstätten, Gefahrstofflager, Medienversorgungspunkte und Bereiche mit kontrollierten Umgebungsbedingungen.

Ein Forschungskontinuitätsplan sollte kritische Räume, kritische Geräte, zulässige Unterbrechungsfenster, technische Abhängigkeiten, Notfallkontakte und Eskalationswege enthalten. Er muss außerdem beschreiben, welche Maßnahmen vor, während und nach Eingriffen erforderlich sind. Dazu zählen Vorabtests, Sicherung von Proben, Umschaltung auf Ersatzversorgung, Abschaltung empfindlicher Geräte, zusätzliche Temperaturkontrollen oder verstärkte Überwachung. Bei Laboren ist die Koordination besonders sensibel. Technische Arbeiten an Lüftung, Medienversorgung, Brandschutz, Abwasser oder Strom können Sicherheitsfunktionen beeinflussen. Deshalb müssen Eingriffe mit Laborverantwortlichen, Arbeitsschutz, Gefahrstoffmanagement, Brandschutz und technischer Betriebsführung abgestimmt werden. Ungeplante Abschaltungen sind nach Möglichkeit zu vermeiden. Wenn sie nicht vermeidbar sind, müssen sie mit Vorlauf angekündigt und in einem kontrollierten Verfahren durchgeführt werden. Für empfindliche Messgeräte und Forschungseinrichtungen kann auch die Baustellenlogistik relevant sein. Erschütterungen durch Abbrucharbeiten, Kernbohrungen, Transporte oder schwere Geräte können Messungen verfälschen. Staub kann optische, elektronische oder mechanische Systeme beeinträchtigen. Temperatur- und Feuchteschwankungen können Proben oder Kalibrierungen gefährden. Solche Risiken müssen vor Beginn der Bauarbeiten bekannt sein und aktiv gesteuert werden.

Nutzerkommunikation ist entscheidend, weil Sanierungsarbeiten in belegten Hochschulgebäuden das tägliche Verhalten der Nutzer verändern. Studierende, Lehrende, Forschende, Verwaltungsmitarbeitende, Besucher, Dienstleister und externe Partner müssen wissen, welche Bereiche zugänglich sind, welche Einschränkungen gelten, welche Services betroffen sind und an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Gute Kommunikation reduziert Beschwerden, verhindert Fehlverhalten und erhöht die Akzeptanz der Maßnahme. Sie ersetzt jedoch nicht die operative Steuerung. Informationen müssen korrekt, rechtzeitig, zielgruppengerecht und während der gesamten Sanierungsphase aktuell gehalten werden.

Die Kommunikation sollte über mehrere Kanäle erfolgen. Geeignete Kanäle sind Campusportale, E-Mail, digitale Anzeigen, Gebäudebeschilderung, lokale Aushänge, Informationen in Lernplattformen, Briefings für Fakultäten, Hinweise an Prüfungsämter und direkte Informationen an besonders betroffene Nutzergruppen. Besonders wichtig ist die Kommunikation vor Ort, weil viele Nutzer erst im Gebäude mit den Einschränkungen konfrontiert werden. Die Inhalte müssen konkret sein. Allgemeine Hinweise wie „Es kann zu Einschränkungen kommen“ reichen nicht aus. Nutzer benötigen belastbare Informationen: Welche Tür ist gesperrt? Welche Route ist offen? Wann wird es laut? Welche Räume sind betroffen? Wo befindet sich der Ersatzservice? Wen ruft man bei einem Problem an? Je konkreter die Informationen sind, desto geringer ist die operative Belastung für FM, Sicherheitsdienste und Nutzervertretungen. Für größere Sanierungen sollte eine Kommunikationsmatrix erstellt werden. Diese legt fest, welche Zielgruppe welche Information erhält, über welchen Kanal, zu welchem Zeitpunkt und durch welche verantwortliche Stelle. Zusätzlich sollte ein Verfahren für kurzfristige Änderungen bestehen. Wenn Bauabläufe angepasst, technische Abschaltungen verschoben oder Wege gesperrt werden, müssen die betroffenen Nutzer schnell informiert werden. Beschwerden und Rückmeldungen sind als Steuerungsinstrument zu nutzen. Wiederkehrende Beschwerden über Lärm, Staub, Wegeführung oder Informationsmängel zeigen, dass operative Maßnahmen überprüft werden müssen. Das Facility Management sollte diese Rückmeldungen erfassen, bewerten, priorisieren und in Projektbesprechungen einbringen.

Ein operativer Steuerungsrahmen stellt sicher, dass die Sanierung nicht nur baulich, sondern auch betrieblich kontrolliert durchgeführt wird. Er verbindet Bauzeitenplanung, Gebäudebetrieb, Nutzeranforderungen, Sicherheitsmanagement, Kommunikationsplanung und Eskalationsverfahren. Für das Facility Management ist dieser Rahmen das zentrale Instrument, um Risiken früh zu erkennen und Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen.

Der Steuerungsrahmen sollte regelmäßige Abstimmungen vorsehen. In der Praxis sind wöchentliche oder phasenbezogene Baubesprechungen allein oft nicht ausreichend, weil operative Störungen kurzfristig auftreten können. Ergänzend sollten kurze FM-Lagebesprechungen, Nutzerabstimmungen, Sicherheitsbegehungen und technische Freigabetermine eingeplant werden. Für jede Bauphase sollten klare Freigabepunkte definiert werden. Dazu gehören die Freigabe von Sperrungen, die Prüfung temporärer Fluchtwege, die Aktivierung von Interimsflächen, die Bestätigung technischer Abschaltungen, die Kontrolle der Beschilderung, die Abstimmung mit Prüfungs- und Forschungsterminen sowie die Information der Nutzer. Erst wenn diese Punkte erfüllt sind, sollte eine Phase in einem belegten Gebäude beginnen. Auch die Dokumentation ist Teil der Steuerung. Entscheidungen, Einschränkungen, Beschwerden, Sicherheitsbegehungen, technische Abschaltungen, Nutzerinformationen und Abweichungen vom Bauablauf müssen nachvollziehbar festgehalten werden. Dadurch kann das Facility Management bei Rückfragen, Störungen oder Haftungsfragen belastbar nachweisen, welche Maßnahmen geplant, umgesetzt und kontrolliert wurden. Ein professionell geführter Steuerungsrahmen reduziert nicht jede Störung vollständig. Er sorgt jedoch dafür, dass Störungen vorhersehbar, begrenzt, kommuniziert und beherrschbar bleiben. Genau darin liegt der Kern des Facility Managements bei Sanierungen im laufenden Hochschulbetrieb: die bauliche Erneuerung zu ermöglichen, ohne den akademischen und betrieblichen Auftrag der Hochschule unnötig zu gefährden.