Eignungs- und Zuschlagskriterien

Bei der Bewertung von Facility-Management-Angeboten wird grundsätzlich zwischen Eignungskriterien und Zuschlagskriterien unterschieden. Beide Kategorien haben unterschiedliche Funktionen und dürfen nicht miteinander vermischt werden.

Eignungskriterien beziehen sich auf den Anbieter selbst. Dazu gehören Finanzkraft, Fachkunde, Erfahrung, Personal, Organisation und rechtliche Zuverlässigkeit. Zuschlagskriterien beziehen sich auf das konkrete Angebot. Dazu gehören Qualität, Preis, Konzept, Personalansatz, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Leistungsversprechen.

Die Bewertung muss strukturiert, überprüfbar und für alle Bieter gleich angewendet werden. Für ein professionelles Facility-Management-Vergabeverfahren sind folgende Grundsätze maßgeblich:

• Transparenz: Alle Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsmethoden müssen vorab klar definiert sein.

• Gleichbehandlung der Bieter: Alle Angebote werden nach denselben Maßstäben bewertet.

• Messbare Bewertungsmethoden: Kriterien sollten so formuliert sein, dass sie anhand von Nachweisen, Konzepten oder Punktesystemen bewertet werden können.

• Leistungsbezogene Relevanz: Jedes Kriterium muss einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Facility-Management-Leistung haben.

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Jede Bewertung muss begründet und revisionssicher dokumentiert werden.

Die finanzielle und wirtschaftliche Eignung zeigt, ob ein Dienstleister über ausreichende Stabilität und Tragfähigkeit verfügt, um langfristige Facility-Management-Leistungen für eine Hochschule zu erbringen. Dies ist besonders wichtig, da Hochschulverträge häufig über mehrere Jahre laufen und ein Ausfall des Dienstleisters erhebliche Betriebsrisiken verursachen kann.

• Finanzielle Stabilität: Der Anbieter muss wirtschaftlich solide aufgestellt sein und laufende Verpflichtungen erfüllen können.

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Umsatz, Unternehmensgröße und Ressourcen müssen zum Umfang der ausgeschriebenen Leistung passen.

• Versicherungsschutz: Ausreichende Betriebs-, Berufs- oder Umwelthaftpflichtversicherungen sind erforderlich, um Schadensrisiken abzusichern.

• Risikotragfähigkeit: Der Dienstleister muss in der Lage sein, Personal-, Material-, Nachunternehmer- und Störfallrisiken zu tragen.

Die Nachweise sollten aktuell, nachvollziehbar und zum ausgeschriebenen Leistungsumfang passend sein. Bei großen Campusverträgen ist besonders zu prüfen, ob der Dienstleister auch bei Leistungsstörungen, Personalengpässen oder Preisveränderungen handlungsfähig bleibt.

Die technische und berufliche Eignung belegt, dass ein Dienstleister die geforderten Facility-Management-Leistungen fachgerecht, sicher und in der erforderlichen Qualität ausführen kann. Hochschulen benötigen Anbieter, die sowohl technische als auch infrastrukturelle Leistungen in einem sensiblen und stark frequentierten Umfeld beherrschen.

• Technische Fachkompetenz: Nachweisbares Know-how in Wartung, Instandhaltung, Gebäudebetrieb, Reinigung, Sicherheit, Außenanlagenpflege oder weiteren ausgeschriebenen Leistungen.

• Operative Leistungsfähigkeit: Fähigkeit, Leistungen termingerecht, standortübergreifend und mit stabilen Prozessen zu erbringen.

• Verfügbarkeit qualifizierten Personals: Ausreichende Fachkräfte, Objektleitungen, Vorarbeiter, Techniker und Servicepersonal müssen verfügbar sein.

• Qualitätsmanagementsysteme: Strukturierte Verfahren zur Leistungskontrolle, Fehlervermeidung und kontinuierlichen Verbesserung sind erforderlich.

• Service- und Organisationsstruktur: Klare Verantwortlichkeiten, Eskalationswege und Kommunikationsprozesse müssen vorhanden sein.

Besonders aussagekräftig sind Referenzen, die nach Art, Umfang, Gebäudestruktur, Nutzerfrequenz und Vertragsdauer mit dem Hochschulprojekt vergleichbar sind.

Facility-Management-Dienstleister arbeiten in sicherheitsrelevanten, datenschutzsensiblen und betriebskritischen Bereichen. Daher muss die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen verbindlich geprüft werden.

• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Einhaltung von Sicherheitsvorgaben, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Schutzmaßnahmen.

• Datenschutz: Schutz personenbezogener Daten, insbesondere bei Ticketing-Systemen, Zutrittsdaten, Nutzeranfragen oder digitalen Reporting-Plattformen.

• Umweltvorschriften: Ordnungsgemäßer Umgang mit Abfällen, Reinigungsmitteln, Gefahrstoffen, Energie und Ressourcen.

• Arbeitsrechtliche Vorgaben: Einhaltung von Mindestlohn, Arbeitszeiten, Sozialversicherungspflichten und tariflichen oder vertraglichen Verpflichtungen.

• Eigenerklärungen zur rechtlichen Zuverlässigkeit

• Arbeitsschutz- und Sicherheitskonzepte

• Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsregelungen

• Umwelt- und Entsorgungsnachweise

• Nachweise über gesetzliche oder branchenspezifische Zertifizierungen

Die Hochschule sollte sicherstellen, dass Compliance-Anforderungen nicht nur erklärt, sondern auch organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören verantwortliche Ansprechpartner, dokumentierte Prozesse und regelmäßige interne Kontrollen.

Die Qualitätsbewertung prüft, wie gut das angebotene Leistungskonzept die Anforderungen der Hochschule erfüllt. Im Facility Management ist Qualität nicht nur das Endergebnis, sondern auch die Art der Leistungserbringung, Steuerung, Kontrolle und Kommunikation.

• Servicekonzepte: Beschreibung der täglichen Leistungserbringung, Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Kontrollpunkte.

• Instandhaltungsstrategien: Planung präventiver Wartung, Inspektionen, Störungsbeseitigung und Anlagenverfügbarkeit.

• Reinigungs- und Hygienestandards: Definition von Reinigungsintervallen, Qualitätsniveaus, Kontrollmethoden und besonderen Anforderungen für Labore, Sanitärbereiche oder stark frequentierte Zonen.

• Inspektionsverfahren: Regelmäßige Begehungen, Checklisten, digitale Prüfungen und Dokumentation von Mängeln.

• Systeme zur Leistungskontrolle: Kennzahlen, Berichte, Audits, Nutzerfeedback und Maßnahmenverfolgung.

Ein gutes Qualitätskonzept beschreibt nicht nur, was geleistet wird, sondern wie die Leistung geplant, überwacht, nachgewiesen und verbessert wird.

Die Preisbewertung stellt sicher, dass die angebotenen Kosten nachvollziehbar, marktgerecht und im Verhältnis zur Leistung angemessen sind. Gerade im Facility Management können unrealistisch niedrige Preise später zu Qualitätsproblemen, Personalmangel oder Nachforderungen führen.

• Ermittlung der Kosteneffizienz: Prüfung, ob die Leistung wirtschaftlich angeboten wird.

• Vergleich lebenszyklusbezogener Kosten: Berücksichtigung von Betriebs-, Wartungs-, Material-, Energie- und Zusatzkosten.

• Bewertung der Preistransparenz: Nachvollziehbarkeit der Kalkulation und der Preisbestandteile.

• Prüfung der Preisrealität: Erkennung von Unterkalkulation, Mischkalkulation oder nicht plausiblen Annahmen.

• Gesamtbetriebskosten: Nicht nur der Angebotspreis, sondern die voraussichtlichen Kosten über die Vertragslaufzeit sind relevant.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Ein höherer Preis kann gerechtfertigt sein, wenn er mit besserer Qualität, geringeren Risiken oder höherer Verfügbarkeit verbunden ist.

• Langfristige finanzielle Tragfähigkeit: Die Kalkulation muss über die gesamte Vertragsdauer realistisch sein.

• Transparenz der Kalkulation: Personal-, Material-, Geräte-, Verwaltungs- und Risikokosten sollten nachvollziehbar dargestellt werden.

Eine professionelle Preisbewertung vermeidet reine Billigstvergaben und unterstützt eine stabile, qualitätsorientierte Leistungserbringung.

Das Personal ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Facility Management. Qualifizierte, verlässliche und gut geführte Mitarbeitende sichern die tägliche Betriebsfähigkeit des Campus.

• Qualifikation des Schlüsselpersonals: Objektleitung, Projektleitung, technische Leitung und Vorarbeiter müssen fachlich geeignet sein.

• Personalstruktur: Das Verhältnis von Führung, Fachpersonal, Servicepersonal und Vertretungskräften muss zum Leistungsumfang passen.

• Verfügbarkeitsplanung: Arbeitszeiten, Bereitschaften, Reaktionszeiten und Notdienste müssen klar geregelt sein.

• Vertretungskonzepte: Ausfälle durch Krankheit, Urlaub oder Personalwechsel müssen abgesichert sein.

• Schulungs- und Entwicklungssysteme: Regelmäßige Fortbildungen zu Technik, Sicherheit, Hygiene, Kommunikation und digitalen Systemen sind erforderlich.

Die Personalbewertung sollte nicht nur auf Lebensläufen beruhen. Entscheidend ist, ob das vorgeschlagene Team in Anzahl, Qualifikation, Verfügbarkeit und Führungsstruktur zur Hochschulumgebung passt.

Erfahrung ist besonders wichtig, weil Hochschulen komplexe Betriebsanforderungen haben. Ein Dienstleister muss mit unterschiedlichen Nutzungszeiten, hoher Personenfrequenz, sensiblen Forschungsbereichen und öffentlichen Auftraggeberstrukturen umgehen können.

• Facility Management an Hochschulen: Erfahrung mit Lehr-, Forschungs-, Labor-, Verwaltungs- und Bibliotheksflächen.

• FM-Projekte im öffentlichen Sektor: Kenntnis formaler Abläufe, Dokumentationspflichten und öffentlicher Auftraggeberanforderungen.

• Betrieb mehrerer Standorte: Fähigkeit zur Steuerung dezentraler Teams und einheitlicher Qualitätsstandards.

• Technisches Facility Management: Erfahrung mit Wartung, Betreiberpflichten, Störungsmanagement und Anlagenverfügbarkeit.

• Infrastrukturelles Facility Management: Erfahrung mit Reinigung, Sicherheit, Postdiensten, Umzugsmanagement, Außenanlagen oder Entsorgung.

Referenzen sollten konkret beschrieben werden. Wichtig sind Leistungsumfang, Gebäudetypen, Flächen, Anzahl der Nutzer, Vertragslaufzeit, eingesetztes Personal und erreichte Servicekennzahlen.

Nachhaltigkeit ist im Hochschul-Facility-Management ein operatives und strategisches Bewertungskriterium. Sie betrifft Energieverbrauch, Materialien, Abfall, Reinigung, Mobilität, Beschaffung und Ressourcennutzung.

• Reduzierung der Umweltbelastung: Verringerung von Emissionen, Abfällen und umweltschädlichen Stoffen.

• Effiziente Ressourcennutzung: Sparsamer Umgang mit Energie, Wasser, Materialien und Betriebsmitteln.

• Energieoptimierung: Unterstützung eines energieeffizienten Gebäudebetriebs durch Monitoring, Wartung und Nutzerinformation.

• Nachhaltige Beschaffung: Einsatz umweltverträglicher Produkte, langlebiger Materialien und verantwortungsvoller Lieferketten.

• Umweltzertifizierungen oder dokumentierte Umweltmanagementsysteme

• Nachhaltigkeitskonzepte für den konkreten Hochschulstandort

• Maßnahmen zur Reduzierung von Energieverbrauch und Emissionen

• Konzepte für umweltfreundliche Reinigung und Materialverwendung

• Nachweise über Abfalltrennung, Recycling und ressourcenschonende Prozesse

Nachhaltigkeitsangaben sollten messbar sein. Allgemeine Absichtserklärungen reichen nicht aus. Bewertet werden sollten konkrete Maßnahmen, Kennzahlen, Verantwortlichkeiten und Nachweismethoden.

Zuverlässigkeit bedeutet, dass Facility-Management-Leistungen kontinuierlich, planbar und auch bei Störungen erbracht werden. Hochschulen sind auf stabile Betriebsabläufe angewiesen, da Unterbrechungen Lehrveranstaltungen, Forschung, Prüfungen und Verwaltung unmittelbar beeinträchtigen können.

• Betriebskontinuität: Sicherstellung des Regelbetriebs auch bei Personalengpässen, technischen Störungen oder erhöhtem Arbeitsaufkommen.

• Serviceverfügbarkeit: Klare Präsenz-, Bereitschafts- und Reaktionszeiten.

• Notfallreaktionsfähigkeit: Strukturen für Störungen, Havarien, Sicherheitsvorfälle und kritische Betriebslagen.

• Eskalationsverfahren: Definierte Wege für schnelle Entscheidungen und Problemlösung.

• Business-Continuity-Planung: Vorsorge für Ausfälle, Krisen und außergewöhnliche Ereignisse.

Ein belastbares Zuverlässigkeitskonzept enthält konkrete Reaktionszeiten, Ansprechpartner, Bereitschaftsmodelle, Vertretungsregelungen und Dokumentationspflichten.

Digitale Lösungen verbessern die Transparenz, Steuerbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Facility-Management-Prozessen. Für Hochschulen sind sie besonders wichtig, weil viele Gebäude, Nutzergruppen, Serviceanfragen, Wartungsaufgaben und Berichtspflichten koordiniert werden müssen.

• Datenqualitätsmanagement: Stammdaten, Anlagendaten, Wartungsdaten und Berichte müssen aktuell und korrekt gepflegt werden.

• Automatisiertes Reporting: Regelmäßige Berichte sollten nachvollziehbar, standardisiert und möglichst digital verfügbar sein.

• Nutzerzugänglichkeit: Hochschulmitarbeitende und berechtigte Nutzer sollten Serviceanfragen einfach stellen und nachverfolgen können.

• Systemkompatibilität: Digitale Lösungen müssen zur IT-Landschaft, Datenschutzstruktur und Prozessorganisation der Hochschule passen.

• Digitale Prozesseffizienz: Systeme sollen Arbeitsabläufe vereinfachen, nicht zusätzliche Komplexität erzeugen.

Bei der Bewertung ist darauf zu achten, dass Digitalisierung nicht nur als Softwareeinsatz verstanden wird. Entscheidend ist, ob digitale Prozesse den Betrieb messbar verbessern.

Die Konzeptbewertung prüft, wie der Bieter die geforderten Leistungen im konkreten Hochschulumfeld umsetzen will. Sie zeigt, ob der Anbieter die Anforderungen verstanden hat und ob seine Methodik praktisch, wirtschaftlich und organisatorisch tragfähig ist.

• Praktische Anwendbarkeit: Das Konzept muss im realen Campusbetrieb umsetzbar sein.

• Operative Machbarkeit: Personal, Prozesse, Zeitpläne und Ressourcen müssen realistisch geplant sein.

• Innovationspotenzial: Verbesserungen durch neue Methoden, digitale Werkzeuge oder effiziente Prozesse können positiv bewertet werden.

• Klarheit und Struktur: Verantwortlichkeiten, Abläufe, Kennzahlen und Schnittstellen müssen verständlich dargestellt sein.

• Ausrichtung an den Hochschulanforderungen: Das Konzept muss auf Gebäude, Nutzergruppen, Betriebszeiten und Serviceerwartungen der Hochschule zugeschnitten sein.

Ein gutes Konzept ist konkret, standortbezogen und überprüfbar. Allgemeine Standardtexte ohne Bezug zur Hochschule sollten niedriger bewertet werden.

Eine strukturierte Punktevergabe stellt sicher, dass Angebote vergleichbar bewertet werden. Die Gewichtung muss die betrieblichen Prioritäten der Hochschule widerspiegeln. Bei Facility-Management-Leistungen sollte die Qualität ausreichend stark berücksichtigt werden, da sie direkten Einfluss auf Betriebssicherheit, Nutzerzufriedenheit und Werterhalt der Gebäude hat.

• Prüfung der Eignungsanforderungen: Zunächst wird festgestellt, ob der Bieter die Mindestanforderungen erfüllt.

• Ausschluss nicht konformer Bieter: Angebote, die zwingende Anforderungen nicht erfüllen, werden nicht weiter bewertet.

• Detaillierte Bewertung der Zuschlagskriterien: Die verbleibenden Angebote werden anhand der festgelegten Kriterien geprüft.

• Punktevergabe und Gewichtung: Die Einzelbewertungen werden nach der vorgegebenen Gewichtung berechnet.

• Endranking und Zuschlagsempfehlung: Das Ergebnis wird dokumentiert und als Grundlage für die Vergabeentscheidung genutzt.

Der Prozess muss einheitlich angewendet werden. Nachträgliche Änderungen der Kriterien, Gewichtungen oder Bewertungsmaßstäbe sind zu vermeiden, da sie die Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen können.

Eine vollständige Dokumentation ist für die Nachvollziehbarkeit und Prüfung der Vergabeentscheidung wesentlich. Sie schützt die Hochschule vor rechtlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen Risiken.

• Klare Bewertungskriterien: Die Kriterien müssen eindeutig formuliert und leistungsbezogen sein.

• Einheitliche Bewertungsmethoden: Alle Angebote müssen nach demselben Schema bewertet werden.

• Objektive Dokumentation: Bewertungen müssen sachlich begründet und belegbar sein.

• Prüfbarkeit der Entscheidungen: Die Vergabeakte muss zeigen, wie das Ergebnis zustande gekommen ist.

Transparenz ist nicht nur eine formale Anforderung. Sie verbessert auch die Qualität der Entscheidung, da Bewertungen strukturiert, überprüfbar und fachlich begründet erfolgen.