Bedarfsklärung vor der Ausschreibung

Der Leistungsumfang beschreibt, welche Facility-Management-Leistungen durch den Auftragnehmer zu erbringen sind und welche Leistungen nicht Bestandteil des Vertrags sind. Diese Abgrenzung muss eindeutig und nachvollziehbar sein.

• Identifikation aller erforderlichen Facility-Management-Leistungen

• Klärung von Leistungsgrenzen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

• Definition eingeschlossener und ausgeschlossener Tätigkeiten

• Festlegung, welche Leistungen regelmäßig, bedarfsbezogen oder im Notfall zu erbringen sind

Die Anforderungen an die Leistungserbringung müssen den Betrieb der Universität berücksichtigen. Dazu gehören reguläre Betriebszeiten, Prüfungsphasen, Veranstaltungen, Laborbetrieb und Notfälle.

• Betriebszeiten und Serviceverfügbarkeit

• Reaktionszeiten bei Störungen und Notfällen

• Versorgung mehrerer Gebäude oder Campusbereiche

• Koordination mit internen Abteilungen der Universität

• Zugang zu sicherheitsrelevanten oder sensiblen Bereichen

• Anforderungen an Vertretung, Bereitschaft und Eskalation

Mengen und Leistungsvolumen bilden eine wichtige Grundlage für die Kalkulation, Personalplanung und spätere Vertragssteuerung. Fehlende oder ungenaue Mengendaten führen häufig zu unvollständigen Angeboten, Nachträgen oder Leistungsproblemen.

• Anzahl der Gebäude, Gebäudeteile und Außenflächen

• Nutzflächen, Raumflächen und Verkehrsflächen

• Anzahl und Art der Räume

• Anlagen- und Gerätebestände

• Servicefrequenzen und erwartete Arbeitsvolumen

• Nutzerzahlen und Belegungsintensität

Präzise Mengendaten ermöglichen eine realistische Bewertung des Leistungsumfangs und schaffen Transparenz für die Universität und die Anbieter.

• realistische Preisbildung

• ausreichende Personal- und Ressourcenplanung

• Vermeidung von Unterbesetzung

• transparente Vertragsgrundlagen

• nachvollziehbare Leistungssteuerung während der Vertragslaufzeit

Qualitätsanforderungen beschreiben, welches Ergebnis eine Leistung erreichen muss. Im Facility Management einer Universität müssen Qualitätsstandards messbar, überprüfbar und auf den jeweiligen Leistungsbereich abgestimmt sein.

• Festlegung erwarteter Serviceergebnisse

• Abstimmung mit den betrieblichen Standards der Universität

• Definition messbarer Leistungskriterien

• Beschreibung akzeptabler und nicht akzeptabler Leistungsniveaus

• Festlegung von Kontroll- und Nachbesserungsprozessen

Die Leistungsüberwachung stellt sicher, dass vereinbarte Standards nicht nur beschrieben, sondern auch regelmäßig geprüft werden. Sie muss objektiv, dokumentiert und vertraglich verankert sein.

• Service Level Agreements

• Key Performance Indicators

• regelmäßige Begehungen und Inspektionen

• Audits und Qualitätskontrollen

• Berichte über Leistungen, Störungen und Maßnahmen

• Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen

• Eskalationsprozesse bei wiederholter Nichterfüllung

Universitäten haben verschiedene Nutzergruppen mit unterschiedlichen Anforderungen an Gebäude, Räume und Services. Diese Anforderungen müssen vor der Ausschreibung berücksichtigt werden, damit die Leistungen praxistauglich geplant werden können.

• wissenschaftliches Personal

• Verwaltungsmitarbeitende

• Studierende

• Forschende

• Besucherinnen, Besucher und externe Nutzer

• Veranstalter und Projektgruppen

Nutzeranforderungen müssen mit dem akademischen Kalender und den betrieblichen Abläufen der Universität abgestimmt werden.

• Vorlesungszeiten und prüfungsintensive Phasen

• besondere Anforderungen von Laboren und Forschungsbereichen

• Barrierefreiheit und besondere Unterstützungsbedarfe

• Veranstaltungen, Konferenzen und öffentliche Termine

• eingeschränkter Zugang zu sensiblen Bereichen

• unterschiedliche Nutzungszeiten in Bibliotheken, Laboren und Verwaltungsgebäuden

Facility-Management-Leistungen an Universitäten erfordern eine enge Abstimmung zwischen internen Stellen und externen Dienstleistern. Schnittstellen müssen klar geregelt sein, damit Zuständigkeiten, Informationswege und Entscheidungen eindeutig sind.

• Universitätsverwaltung und Dienstleistern

• internem Facility-Management-Team und Auftragnehmern

• Fachbereichen, Laborleitungen und Servicepersonal

• Sicherheitsdienst, technischer Betriebsführung und Notfallorganisation

• externen Fachfirmen und internen Verantwortlichen

Klare Kommunikations- und Verantwortungsstrukturen sind notwendig, um Verzögerungen, Doppelarbeiten und Entscheidungslücken zu vermeiden.

• zentrale Ansprechpersonen auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite

• Stellvertretungen und Erreichbarkeiten

• Eskalationswege bei Störungen oder Konflikten

• Berichtspflichten und Berichtsformate

• Freigabe- und Entscheidungsprozesse

• Kommunikationswege für Regelbetrieb, Sonderfälle und Notfälle

Daten bilden die Grundlage für eine fachgerechte Ausschreibung. Sie ermöglichen eine realistische Beschreibung von Gebäuden, Anlagen, Leistungen und Risiken.

• Gebäude- und Flächendaten

• Anlagen- und Inventarlisten

• Wartungs- und Instandhaltungshistorien

• Informationen zur Raumnutzung

• bestehende Serviceberichte und Leistungsnachweise

• sicherheits- und risikorelevante Informationen

Daten müssen vollständig, aktuell, nachvollziehbar und für die Ausschreibung verwendbar sein. Gleichzeitig sind Vertraulichkeit und Zugriffsbeschränkungen zu beachten.

• Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten

• einheitliche Datenformate

• Zugriffsrechte und Vertraulichkeit

• Aktualisierung und Freigabe von Daten

• Integration in Facility-Management-Systeme

• eindeutige Verantwortlichkeiten für Datenpflege und Datenqualität

Die Risikobewertung vor der Ausschreibung dient dazu, mögliche betriebliche, technische, finanzielle und vertragliche Risiken frühzeitig zu erkennen. Dadurch können geeignete Anforderungen, Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten in die Ausschreibung aufgenommen werden.

• den Schutz des Universitätsbetriebs

• den Schutz von Gebäuden, Anlagen und Nutzern

• die Vermeidung von Leistungsunterbrechungen

• die Planung von Präventions- und Notfallmaßnahmen

• eine klare vertragliche Risikozuordnung

Risiken lassen sich durch klare Anforderungen, präventive Planung und regelmäßige Kontrolle reduzieren.

• eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten

• präventive Wartungs- und Instandhaltungsplanung

• Notfall- und Störfallprozesse

• Eskalations- und Berichtspflichten

• regelmäßige Leistungs- und Risikobewertungen

• dokumentierte Prüfungen und Kontrollen

• klare Regelungen für kritische Anlagen und sensible Bereiche

Nach Abschluss der Bedarfsklärung müssen alle Anforderungen in strukturierte Ausschreibungsunterlagen überführt werden. Die Dokumentation muss vollständig, widerspruchsfrei und für Anbieter verständlich sein.

• strukturierte Leistungsbeschreibungen

• Abstimmung operativer, technischer und qualitativer Anforderungen

• standardisierte Dokumentationsformate

• eindeutige Definition von Mengen, Fristen und Verantwortlichkeiten

• nachvollziehbare Beschreibung von Risiken und Schnittstellen

Eine vollständige und strukturierte Dokumentation verbessert die Qualität der Ausschreibung und erleichtert die spätere Vertragsumsetzung.

• besserem Verständnis durch Anbieter

• weniger Rückfragen im Vergabeverfahren

• präziseren und vergleichbareren Angeboten

• höherer Vertragssicherheit

• besserer operativer Umsetzung nach Vertragsbeginn

• klareren Grundlagen für Leistungssteuerung und Qualitätskontrolle