Facility Management: Hochschulen

Die Stakeholderlandschaft des Hochschul-FM ist ungewöhnlich breit. Neben Hochschulleitung, Kanzler:in/Verwaltung, Fakultäten, Instituten, Studierenden und Forschenden treten Länder und Ministerien als Eigentums- oder Finanzierungsakteure hinzu. Außerdem sind in vielen Campusrealitäten das Deutsches Studierendenwerk mit Wohnheimen, Gastronomie, Beratung und sozialer Infrastruktur sowie – bei medizinischen Standorten – die Deutsche Krankenhausgesellschaft als Referenz für Kliniklogiken und der Verband der Universitätsklinika Deutschlands für den Verbund von Forschung, Lehre und Krankenversorgung relevant. Hochschul-FM muss also nicht nur Gebäude betreiben, sondern institutionelle Grenzflächen organisieren.

Typische Zielkonflikte sind strukturell, nicht zufällig. Erstens kollidiert Forschungsflexibilität oft mit Standardisierung und Kostenkontrolle: spezialisierte Medien, Umbauten und Drittmittelprojekte erzeugen hohe Sonderlogiken. Zweitens steht die dezentrale Fachautonomie häufig gegen zentrale Flächenoptimierung; HIS-Auslastungsstudien zeigen gerade in Lehrräumen ein Nebeneinander von Über- und Unterauslastung. Drittens stehen offene, attraktive Lernwelten und bibliotheksnahe Selbststudiumsflächen im Spannungsverhältnis zu Sicherheit, Zugangssteuerung und Betriebskosten. Viertens geraten Energieeffizienz und Dekarbonisierung mit Komfort-, Nutzungs- und Forschungsanforderungen in Konflikt. Fünftens konkurrieren Lehre, Verwaltung und Forschung bei Flächenengpässen nicht selten um dieselben Reserven.

Für eine tragfähige Governance folgt daraus: Hochschul-FM darf weder rein zentralistisch noch rein nachfragegetrieben organisiert werden. Es braucht eine zweistufige Steuerung: strategisch zentrale Regeln für Sicherheit, Daten, Standards, Flächenkategorien und Investitionsprioritäten; operativ aber differenzierte Service- und Eskalationspfade nach Nutzergruppe und Nutzungsart. Hochschulen, die alles vollständig dezentral lassen, verlieren Transparenz; Hochschulen, die alles zentralisieren, verlieren Akzeptanz und Reaktionsfähigkeit.

• Technisches FM umfasst im Hochschulkontext nicht nur den Betrieb der TGA, sondern besonders auch Medienversorgung, Gebäudeautomation, Laborinfrastruktur, Wasser- und Raumluftqualität, Resilienz kritischer Anlagen und die Fähigkeit, sehr unterschiedliche Raumtypen zuverlässig zu betreiben. VDI 3810 betont den sicheren, bestimmungsgemäßen, bedarfsgerechten und nachhaltigen Betrieb; im Hochschulbereich wird daraus eine deutlich stärkere Variabilitäts- und Sondernutzungskompetenz als im homogenen Bürobestand.

• Infrastrukturelles FM ist an Hochschulen enger mit Betriebszeiten, Semesterverläufen, Veranstaltungslogik und Nutzerströmen verzahnt. Reinigung, Entsorgung, Sicherheitsdienste, Winterdienst, Außenanlagenpflege und Veranstaltungslogistik müssen Prüfungsphasen, Abendnutzung, Bibliothekszeiten, Praktika, Laborbetrieb und offene Campusfunktionen berücksichtigen. Das gilt besonders dort, wo Bibliotheken, Makerspaces, Mensa- und Lernflächen ihren Nutzungscharakter wechseln.

• Kaufmännisches FM ist an Hochschulen ungewöhnlich stark mit öffentlichem Haushaltsrecht, Vergabe, Drittmittelbedingungen, landesbezogenen Zuständigkeiten und Lebenszyklusfragen verbunden. Die Beschaffung und Standardisierung von Facility Services muss deshalb stärker rechtlich und governance-seitig gerahmt sein als in vielen privaten Portfolios; dafür liefern DIN EN ISO 41012 sowie die GEFMA-Muster für Beschaffung und Leistungsbeschreibung wichtige Orientierung.

• Flächenmanagement ist im Hochschulsektor keine Nebenfunktion, sondern eine strategische Ressourcendisziplin. HIS-HE beschreibt Flächenmanagement explizit als Modell zur Steuerung von Flächenressourcen; zugleich zeigen Auslastungsuntersuchungen, dass gerade Lehrräume ohne systematische Belegungssteuerung gleichzeitig über- und untergenutzt sein können. Flächenmanagement entscheidet damit unmittelbar über Angebot, Qualitätswahrnehmung und Wirtschaftlichkeit.

• Digitalisierung ist im Hochschul-FM vor allem dann wirksam, wenn sie Prozesse, Datenmodelle und Verantwortungen mitverändert. Wir behandeln die CAFM-Einführung daher ausdrücklich als Organisationsentwicklung. Für Hochschulen heißt das: erst Daten- und Rollenmodell, dann Tool-Rollout.

• Labore und Reinräume sind der offensichtlichste Sonderfall. HIS-HE hebt für Hochschulen die zunehmende Bedeutung von Digitalisierung und Nachhaltigkeit in Laboren hervor; zugleich erzeugen Laborflächen hohe Anforderungen an Medien, Lüftung, Sicherheit, Stoffströme, Dokumentation, Unterweisung und häufig auch an Genehmigungs- bzw. Schutzregime. Reinräume verschärfen dies um Partikel-, Druck- und Prozessstabilität. Organisatorisch braucht es hier starke Schnittstellen zwischen FM, Arbeitssicherheit, Laborleitung, Einkauf und Entsorgungslogistik.

• Werkstätten liegen zwischen Lehrfläche und industrieller Produktion. Sie verbinden Maschinen- und Anlagenbetrieb, Absaugung, Prüfungen, Unterweisungen, Gefahrstoff- und Arbeitsschutz mit didaktischer Nutzung. Hochschulspezifisch kommt hinzu, dass Nutzergruppen wechseln: Personal, wissenschaftliche Mitarbeitende, Hilfskräfte, Studierende, teils externe Projektpartner. Dadurch ist Werkstatt-FM weniger standardisiert und stärker auf Freigabe- und Rollenmodelle angewiesen.

• Hörsäle und Seminarräume verlangen weniger technische Sondermedien als Labore, aber hohe Belegungsintelligenz. HIS-Auslastungsanalysen verorten die Kernzeiten typischer Lehrraumnutzung vor allem zwischen 10 und 16 Uhr und zeigen zugleich eine ausgeprägte Streuung der Nutzung. Daraus folgt: Das Problem ist oft weniger absolute Flächenknappheit als mangelnde Passung zwischen Raumgröße, Zeitfenster, Vergabeweg und Veranstaltungsformat. AV-Technik, Akustik, Möblierung, hybride Lehrfähigkeit und schnelle Umrüstbarkeit werden deshalb wichtiger als reine Platzzahl.

• Bibliotheken haben sich von Speicher- zu Lern- und Aufenthaltsinfrastrukturen entwickelt. HIS-HE verweist auf Bibliotheken als beliebteste Lernorte innerhalb der Hochschule, zugleich findet ein großer Teil des Studiums weiterhin zu Hause oder in anderen informellen Settings statt. Für FM bedeutet das verlängerte Öffnungszeiten, mehr Energie- und Sicherheitsmanagement in Randzeiten, höhere Anforderungen an Aufenthaltsqualität, Medien- und IT-Verfügbarkeit sowie an die Verzahnung mit anderen Lernorten auf dem Campus.

• Kliniken und Universitätsmedizin sind im Hochschul-FM der Sonderfall mit der höchsten Kritikalität. Universitätsklinika verbinden Forschung, Lehre und Krankenversorgung und sichern Rund-um-die-Uhr-Notfallversorgung; damit benötigen sie leistungsfähige Infrastruktur, Redundanzen, Hygiene- und Sicherheitsorganisation sowie deutlich stärkere Resilienz- und KRITIS-Logiken als der übrige Campus. Wo Universitätsmedizin Teil der Hochschule ist, muss FM daher doppelt denken: als Wissenschaftsbetrieb und als klinischer Hochverfügbarkeitsbetrieb.

Wir verstehen Betreiberverantwortung als Voraussetzung für den rechtssicheren Betrieb von Liegenschaften und gebäudetechnischen Anlagen. Besonders wichtig ist der Hinweis, dass zwar keine ausdrückliche Rechtspflicht zur Erstellung eines Rechtskatasters besteht, die praktische Erfüllung betreiberbezogener Pflichten ohne ein solches Informationssystem aber als kaum möglich gilt. Genau das ist für Hochschulen zentral: Wegen der Vielzahl an Nutzungsarten entsteht kein „einheitlicher Pflichtenkatalog“, sondern ein differenziertes Rechtskataster nach Gebäude, Anlage, Nutzungsart und Verantwortungsrolle.

Delegation ist deshalb notwendig, aber nicht entlastend im Sinne vollständiger Haftungsabgabe. § 130 OWiG betont die Aufsichtspflicht des Unternehmensinhabers, ausdrücklich einschließlich Bestellung, sorgfältiger Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Für Hochschulen folgt daraus ein praktikables Prinzip: Gesamtverantwortung oben, fachkundige Pflichtenübernahme unten, dokumentierte Schnittstellen dazwischen. Betreiberverantwortung ist damit weniger ein Organigramm als ein wirksames Kontroll- und Eskalationssystem.

Prüfpflichten ergeben sich im Hochschul-FM aus mehreren Rechtskreisen. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt vor erstmaliger Inbetriebnahme und wiederkehrend Prüfungen für überwachungsbedürftige Anlagen; die Trinkwasserverordnung normiert Untersuchungspflichten auf Legionella spec. für bestimmte Gebäudewasserversorgungsanlagen; Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung binden den Betrieb an Gefährdungsbeurteilung und Stand der Technik. Für Labore treten je nach Nutzung weitere Regime hinzu, etwa Gefahrstoff-, Biostoff- oder Strahlenschutzrecht. Praktisch heißt das: Prüfmanagement muss an Hochschulen objekt-, fristen- und nutzungsbezogen aufgesetzt werden, nicht nur gewerkeweise.

Flächen- und Campusmanagement ist daran eng gekoppelt. Weil Hochschulliegenschaften überwiegend in Ländereigentum stehen und verschiedene Organisationseinheiten an Planung, Finanzierung und Nutzung beteiligt sind, muss Verantwortungszuordnung schon im Liegenschaftsmanagement beginnen. Die bessere Auslastung der Lernräume ist nicht nur eine Frage von Fläche, sondern von Vergabe- und Belegungslogik; zentrale Vergabeformen erzielen häufig höhere Auslastungswerte als dezentrale, sofern Verfahren transparent und zugänglich sind. Für Hochschulen empfiehlt sich daher ein zweistufiges Modell: zentrale Regeln für Raumklassen, Belegungsstandards und Kernzeiten; dezentrale Disposition nur innerhalb klar definierter Spielräume.

Der energetische und bauliche Erneuerungsbedarf ist inzwischen ein strategisches Thema des Hochschulsystems. Damit ist Dekarbonisierung im Hochschul-FM kein Add-on mehr, sondern Portfolio- und Standortpolitik.

Regulatorisch verschärft die novellierte EU-Gebäuderichtlinie den Handlungsdruck: neue Gebäude sollen zum Standard der Zero-Emission Buildings werden, neue Gebäude solar-ready sein; für Nichtwohngebäude kommen Anforderungen an Gebäudeautomation und -regelung hinzu, Energieausweise werden digital, und nichtresidenzielle Bestände rücken stärker in Richtung datenbasierter Modernisierung. Für Hochschulen mit großem Nichtwohngebäudebestand bedeutet das: Energie- und FM-Strategie müssen zusammengeführt werden.

Dekarbonisierung allein reicht jedoch nicht. Klimaanpassung und Resilienz treten hinzu. Risiken durch Hitze, Starkregen und Hochwasser für Gebäude und Infrastrukturen sind zu handhaben; die Krankenhausseite macht am Beispiel kritischer Klinikinfrastruktur deutlich, was dies im Ernstfall bedeutet: Überflutungen, Stromausfälle, Evakuierungen, Notstrom- und Notfallplanbedarf. Für Hochschulcampus folgt daraus ein Resilienz-Dreiklang aus hitzerobuster Gebäude- und Freiraumplanung, Starkregen-/Schwammstadtlogik und definierter Notfallorganisation für Strom, Wasser, IT/OT und sicherheitsrelevante Anlagen.

Im Hochschul-FM ist CAFM das operative Rückgrat, wenn es richtig eingeführt wird. Wir behandeln die Einführung von CAFM-Systemen ausdrücklich als Hochschul-Organisationsentwicklung. IT-FM-Projekte scheitern regelmäßig an fehlender Personalbemessung und unklarer Ressourcenplanung. In der Praxis sollte deshalb zuerst ein verbindliches Objekt- und Raumdatenmodell aufgebaut werden, dann ein Prüf- und Instandhaltungsmodell, und erst darauf aufbauend Ticket-, Service- und Reportingprozesse.

BIM-to-FM und digitale Zwillinge sind für Hochschulen dann sinnvoll, wenn sie betriebsrelevante Information liefern, nicht nur Planungsgeometrie. GEFMA definiert den digitalen Zwilling als virtuelle Darstellung eines physischen Objekts, die zusätzlich den aktuellen Zustand beschreibt; das White Paper zu IoT im FM macht deutlich, dass dieser aktuelle Zustand ohne Sensorik und Vernetzung nicht belastbar abbildbar ist. Für Hochschulen folgt daraus: BIM-to-FM lohnt sich nur mit früh definierten Informationsanforderungen für Betrieb, Wartung, Flächen- und Energieprozesse; sonst bleibt der Zwilling ein statisches Modell.

Mit der Vernetzung steigt jedoch die Sicherheits- und Datenschutzkomplexität. GEFMA warnt vor der wachsenden Bedrohungslage für vernetzte Gebäude und technische Infrastrukturen; die HRK beschreibt die allgemeine Bedrohungslage für Hochschulen als extrem hoch und betont den schwierigen Ausgleich zwischen Resilienz, Offenheit und digitaler Souveränität. Wo Hochschulen Zugangssysteme, Belegungsdaten, Video, IoT, Labor-OT und Energieplattformen koppeln, müssen Datenschutz- und IT/OT-Governance deshalb von Anfang an zusammen gedacht werden. Der Leitgedanke sollte lauten: privacy by design, minimum viable data, segmentierte OT/IT-Architektur und klare Verantwortlichkeit statt nachträglicher Absicherung.

Hochschul-FM leidet weniger an einem einzelnen Skills-Defizit als an einer Überlagerung mehrerer Engpässe. Bis zu 30 Prozent des Gesamtetats in Hochschulen und Forschungseinrichtungen werden für die gebäudebezogene Infrastruktur aufgewendet. Personalbemessung ist ein wesentlicher Einflussfaktor der Infrastrukturkosten. Für Hochschulen bedeutet das: die kritische Ressource ist häufig nicht „Personal insgesamt“, sondern die Kombination aus Betreiberkompetenz, TGA-Verständnis, Datenkompetenz, Vergabe- und Sicherheitswissen.

Der Fachkräftedruck verschärft dieses Problem. Verbände adressieren Nachwuchsförderung und Kompetenzaufbau inzwischen ausdrücklich als Zukunftssicherung des FM; zugleich zeigen die Digitalisierungsquellen, dass viele Organisationen ihre IT-FM-Vorhaben personell unterschätzen. Wissenssicherung ist deshalb ein Pflichtprogramm: dokumentierte Anlagen- und Prozesskenntnis, Stellvertreterregelungen, standardisierte Übergaben, Schulungsmatrizen und eine FM-nahe Wissensdatenbank im CAFM.

Finanzierungsfragen im Hochschul-FM sind immer Lebenszyklusfragen. Die Forderung nach priorisierter Sanierung macht deutlich, dass reine Einzelmaßnahmen ohne Portfolio- und Prioritätenlogik nicht ausreichen. FM-seitig ist deshalb von CAPEX-Denken auf Total-Cost- and Total-Risk-Denken umzustellen: nicht die billigste Einzelmaßnahme ist optimal, sondern diejenige Kombination aus Betriebsstabilität, Energieersparnis, Sicherheitsreduktion und Nutzungsqualität, die den höchsten Lebenszyklusnutzen stiftet.

Förderseitig sind für Nichtwohngebäude vor allem Energieberatung und energetische Sanierung relevant. Die Bundesförderung für Energieberatung für Nichtwohngebäude fördert Energieaudits und DIN-V-18599-basierte Energieberatungen; der kommunale BEG-Zuschuss für Nichtwohngebäude unterstützt energetische Sanierung, steht aber unter Haushaltsvorbehalt und ohne Rechtsanspruch. Für Hochschulen ist entscheidend, Förderlogik und Hochschulgovernance zu verbinden: Nicht jede Hochschule ist unmittelbar antragsberechtigt, und Förderfähigkeit hängt von Trägerstruktur, Eigentumslage und Programmbedingungen ab. Fördermittel sind deshalb Beschleuniger, aber kein Ersatz für eine eigene Investitions- und Prioritätenstrategie.

Kennzahlen sind im Hochschul-FM nur dann hilfreich, wenn sie missionsbezogen und segmentiert sind. Für Hochschulen empfiehlt sich ein KPI-Set, das Sicherheit, Verfügbarkeit, Flächennutzung, Energie und Datenqualität gemeinsam abbildet.

• Stufe reaktiv: Wissen ist personenabhängig, Prüf- und Instandhaltungsfristen werden überwiegend manuell verfolgt, Flächendaten sind uneinheitlich, Energie- und Betriebsdaten kaum integriert.

• Stufe regelbasiert: Delegationen, Fristen und Kernprozesse sind dokumentiert; Rechtskataster, Wartungspläne und Raumdaten existieren, aber mit begrenzter Datenqualität.

• Stufe datenbasiert: CAFM, Energie- und Flächendaten greifen zusammen; KPIs steuern Instandhaltung, Belegung und Energieperformance; Benchmarking wird regelmäßig genutzt.

• Stufe strategisch-integriert: FM-Strategie ist mit Hochschulstrategie, Dekarbonisierung, Risiko- und Investitionsplanung verbunden; BIM-to-FM, IoT und Digital-Twin-Logiken sind selektiv produktiv; Security und Datenschutz sind integriert.

Mehrere Trends verändern Hochschul-FM derzeit gleichzeitig. Der Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft fordert für KI in der Hochschulbildung nicht bloß neue Tools, sondern eine grundsätzliche Überprüfung bestehender Prozesse in Lehre, Forschung und Verwaltung; die HRK baut seit 2026 mit KI-LOTSE eine Servicelogik für die strategische KI-Nutzung an Hochschulen auf. Für FM bedeutet das mittelbar: neue Strom-, Kühl-, Medien-, Datenschutz- und Raumanforderungen sowie eine Neubewertung von Lern-, Prüfungs- und Unterstützungsflächen.

Parallel verschieben hybride Lernwelten und Flächensuffizienz die bauliche Nachfrage. Der Trend „Smart Campus“ sollte daher nicht als Technikprojekt verstanden werden, sondern als Integration von Raum, Energie, Mobilität, Lernen und Services unter Governance- und Datenschutzvorgaben.

Schließlich wächst der Nachhaltigkeits- und Berichtsdruck. Der operative Gebäudebetrieb wird zunehmend an Nachhaltigkeitsnachweisen, transparenter Datengrundlage und prüfungssicherem Reporting gemessen.