Nachtrags- und Claim-Management

Leistungsänderungen sind Anpassungen des ursprünglich vereinbarten Vertragsumfangs, der Service Levels, der Einsatzbedingungen oder der betrieblichen Anforderungen während der Vertragslaufzeit.

Eine Leistungsänderung liegt zum Beispiel vor, wenn zusätzliche Gebäude in den Reinigungsumfang aufgenommen werden, Öffnungszeiten verlängert werden oder technische Anlagen mit neuen Wartungsanforderungen hinzukommen. Sie kann dauerhaft, befristet oder projektbezogen sein.

Leistungsänderungen dürfen nicht informell durch einzelne Nutzerbereiche beauftragt werden. Sie müssen über den definierten FM-Prozess angemeldet, bewertet und genehmigt werden.

Vor jeder Leistungsänderung muss geprüft werden, ob sie bereits vom bestehenden Vertrag abgedeckt ist oder ob ein Nachtrag erforderlich ist.

Eine Leistungsänderung sollte erst umgesetzt werden, wenn Umfang, Kosten, Termine und Zuständigkeiten schriftlich bestätigt wurden. Ausnahmen sind nur bei dringenden betrieblichen Notfällen zulässig und müssen nachträglich dokumentiert und freigegeben werden.

Klare Verantwortlichkeiten verhindern Doppelbeauftragungen, unzulässige Zusagen und spätere Streitigkeiten über Kosten oder Leistungsumfang.

Zusätzliche Leistungen sind Arbeiten oder Tätigkeiten, die nicht Bestandteil des ursprünglichen Vertragsumfangs sind und gesondert beauftragt, bewertet und vergütet werden müssen.

• Notfallreparaturen außerhalb des Standardumfangs

• temporäre Personalunterstützung

• Sonderreinigungen

• Facility-Management-Unterstützung für Veranstaltungen

• zusätzliche Sicherheitsdienste

• Sonderprüfungen technischer Anlagen

• kurzfristige Umzüge oder Flächenanpassungen

Zusätzliche Leistungen müssen klar von regulären Vertragsleistungen abgegrenzt werden. Entscheidend ist, ob die Leistung bereits durch Leistungsbeschreibung, Service Level Agreement oder Preispositionen abgedeckt ist.

• betriebliche Notwendigkeit der Leistung

• Dringlichkeit und Auswirkungen bei Nichtdurchführung

• Verfügbarkeit genehmigter Haushaltsmittel

• Auswirkungen auf laufende Betriebsabläufe

• Plausibilität und Angemessenheit der Kosten

• vertragliche Zulässigkeit

• mögliche Alternativen innerhalb bestehender Vertragsleistungen

Bei wiederkehrenden Zusatzleistungen ist zu prüfen, ob eine dauerhafte Vertragsänderung wirtschaftlicher und transparenter ist als einzelne Einzelbeauftragungen.

Ohne schriftliche Genehmigung sollte keine kostenpflichtige Zusatzleistung beauftragt werden. Mündliche Absprachen sind zu vermeiden oder unverzüglich schriftlich zu bestätigen.

Preisprüfungen stellen sicher, dass Verträge wirtschaftlich tragfähig bleiben und berechtigte Kostenentwicklungen sachgerecht berücksichtigt werden. Gleichzeitig schützen sie die Universität vor unangemessenen oder nicht belegten Preissteigerungen.

Eine Preisprüfung ist erforderlich, wenn ein Dienstleister eine Preisanpassung beantragt, eine vertragliche Indexierung angewendet werden soll oder sich wesentliche Kostenfaktoren verändern. Jede Preisänderung muss auf einer vertraglichen Grundlage, nachvollziehbaren Berechnung und formalen Freigabe beruhen.

Nicht jede Kostensteigerung führt automatisch zu einer Preisanpassung. Entscheidend ist, ob der Vertrag eine Anpassung zulässt und ob die geltend gemachten Kosten ausreichend belegt sind.

Die gewählte Methode muss dem Vertrag entsprechen. Eine nachträgliche Änderung der Berechnungsmethode sollte nur mit formaler Vertragsänderung erfolgen.

• Prüfung der vertraglichen Anspruchsgrundlage

• Anforderung und Bewertung von Nachweisen

• Analyse der finanziellen Auswirkungen

• Vergleich mit Budget, Marktwerten und bisherigen Vertragskosten

• fachliche Prüfung durch FM

• finanzielle Prüfung durch die Finanzabteilung

• vertragliche Prüfung durch Beschaffung oder Vergabe

• formale Genehmigung durch die zuständige Stelle

• Dokumentation der Entscheidung in einem Vertragsnachtrag oder einer Änderungsvereinbarung

Eine Preisanpassung sollte erst wirksam werden, wenn die Entscheidung schriftlich bestätigt und im Vertragsmanagementsystem dokumentiert wurde.

Vertragsauslegung sorgt dafür, dass Universität und Dienstleister ein einheitliches Verständnis über Rechte, Pflichten und Leistungsgrenzen haben. Sie ist besonders wichtig, wenn Vertragsformulierungen unklar sind oder sich neue betriebliche Situationen ergeben.

• Leistungsumfang

• Qualitätsanforderungen

• Service Levels und Reaktionszeiten

• Ausschlüsse und Einschränkungen

• Zuständigkeiten bei Störungen

• Zahlungsbedingungen

• Schnittstellen zwischen Universität, Dienstleister und Nutzerbereichen

Eine einheitliche Vertragsauslegung verhindert, dass gleiche Sachverhalte unterschiedlich behandelt werden.

Streitbereiche entstehen häufig dort, wo Leistungsbeschreibungen ungenau, Schnittstellen nicht sauber geregelt oder Änderungen nicht dokumentiert wurden.

• Prüfung der relevanten Vertragsklauseln

• Analyse von Leistungsbeschreibung, Anlagen, Preisblättern und Service Levels

• Sichtung bisheriger Kommunikation und früherer Entscheidungen

• fachliche Bewertung durch FM

• Klärungsgespräch mit dem Dienstleister

• Einbindung von Beschaffung, Vergabe oder Rechtsabteilung bei Bedarf

• schriftliche Festlegung der Auslegung

• Ablage der Entscheidung für künftige gleichartige Fälle

Die schriftliche Auslegung sollte klar benennen, welche Partei welche Leistung erbringen muss, ob Kosten anfallen und wie vergleichbare Fälle künftig behandelt werden.

Forderungen können sowohl vom Dienstleister als auch von der Universität geltend gemacht werden. Beispiele sind Mehrkostenforderungen des Dienstleisters oder Gegenforderungen der Universität wegen mangelhafter Leistung.

Eine Forderung muss vollständig, nachvollziehbar und prüffähig eingereicht werden.

• schriftliche Forderungserklärung

• Bezug auf Vertrag, Leistungsposition oder Klausel

• Beschreibung des Sachverhalts

• Nachweise, Fotos, Protokolle, Störmeldungen oder Arbeitsnachweise

• finanzielle Berechnung mit Kostenaufschlüsselung

• zeitlicher Ablauf der Ereignisse

• Angabe betroffener Gebäude, Anlagen oder Services

• Darstellung der Auswirkungen auf Betrieb, Kosten oder Termine

Unvollständige Forderungen sollten zur Ergänzung zurückgegeben werden. Eine Prüfung ohne ausreichende Nachweise führt zu erhöhtem Streit- und Prüfungsrisiko.

Jede Forderung sollte eine eindeutige Vorgangsnummer, einen Verantwortlichen und einen Bearbeitungsstatus erhalten.

• vertragliche Gültigkeit

• Qualität und Vollständigkeit der Nachweise

• sachliche und betriebliche Begründung

• Angemessenheit der Kosten

• Einhaltung der vereinbarten Melde- und Genehmigungswege

• Auswirkungen auf den Universitätsbetrieb

• Vergleich mit ähnlichen früheren Fällen

Die Entscheidung muss objektiv, nachvollziehbar und dokumentiert sein. Teilweise berechtigte Forderungen sollten entsprechend gekürzt oder angepasst werden.

Eine vollständige Dokumentation ist die Grundlage für Transparenz, Kostenkontrolle und Revisionssicherheit. Sie ermöglicht es der Universität, Entscheidungen auch Monate oder Jahre später nachvollziehbar zu begründen.

• Audit- und Revisionsanforderungen

• finanzielle Transparenz

• Nachvollziehbarkeit von Vertragsänderungen

• Streitbeilegung

• institutionelle Verantwortung

• Wissenssicherung bei Personalwechsel

Ohne verlässliche Dokumentation entstehen Risiken bei Abrechnung, Prüfung, Vertragsauslegung und Rechtsdurchsetzung.

Alle Dokumente sollten eindeutig dem jeweiligen Vertrag, Vorgang und Gebäude oder Leistungsbereich zugeordnet werden.

• zentrale Ablage im Vertrags- oder Dokumentenmanagementsystem

• einheitliche Dateinamen und Vorgangsnummern

• Versionskontrolle bei Entwürfen, Angeboten und Vereinbarungen

• klar geregelte Zugriffsrechte

• Nutzung standardisierter Vorlagen

• nachvollziehbare Genehmigungshistorie

• Aufbewahrung gemäß internen Richtlinien der Universität

• Trennung zwischen Entwurf, Prüfung und finaler Freigabe

Die Dokumentation muss vollständig genug sein, damit eine unabhängige Prüfung den Vorgang ohne zusätzliche mündliche Erläuterungen nachvollziehen kann.

Interne Kontrollen sichern die Einhaltung von Vertrags-, Budget- und Genehmigungsregeln. Sie reduzieren das Risiko nicht autorisierter Leistungen und stärken die Steuerungsfähigkeit des Facility Managements.

• definierte Genehmigungshierarchien

• Trennung von Bedarfsmeldung, Prüfung, Freigabe und Abrechnung

• Budgetprüfung vor Beauftragung

• regelmäßige Vertrags- und Leistungsprüfungen

• stichprobenartige Prüfung von Nachträgen und Forderungen

• klare Eskalationswege bei Streitfällen

• regelmäßige Abstimmung zwischen FM, Beschaffung und Finanzen

Kontrollen sollten praktikabel sein und den Betrieb nicht unnötig verzögern. Gleichzeitig müssen sie ausreichend streng sein, um finanzielle und vertragliche Risiken zu vermeiden.

Diese Risiken sollten regelmäßig bewertet und durch klare Prozesse, Schulungen und Kontrollen reduziert werden.

Das Monitoring gibt der Universität einen laufenden Überblick über Vertragsänderungen, Forderungen und finanzielle Auswirkungen. Es unterstützt frühzeitige Entscheidungen und verhindert, dass sich ungeprüfte Vorgänge ansammeln.

• Anzahl der Vertragsnachträge

• Gesamtwert genehmigter Forderungen

• Häufigkeit von Leistungsänderungen

• offene Streitfälle

• Bearbeitungs- und Lösungszeiten

• Budgetauswirkungen von Änderungen

• Anzahl abgelehnter oder gekürzter Forderungen

• wiederkehrende Ursachen für Nachträge

Diese Informationen helfen, Vertragslücken, Planungsfehler oder wiederkehrende betriebliche Probleme zu erkennen.

Berichte sollten klare Entscheidungsgrundlagen liefern. Sie müssen offene Risiken, finanzielle Auswirkungen und notwendige Maßnahmen verständlich darstellen.

Universitäten sollten klare, wiederholbare und gut dokumentierte Abläufe für Nachträge und Forderungen etablieren.

• eindeutige Vertrags- und Leistungsbeschreibungen verwenden

• standardisierte Prozesse für Nachträge und Zusatzleistungen anwenden

• formale Genehmigungsworkflows konsequent einhalten

• regelmäßige Vertragsbesprechungen mit Dienstleistern durchführen

• klare Kommunikationswege zwischen FM, Nutzern und Dienstleistern festlegen

• wiederkehrende Zusatzleistungen analysieren und gegebenenfalls in den Vertrag integrieren

• Leistungsänderungen erst nach Prüfung und Freigabe umsetzen

• Notfallleistungen nachträglich vollständig dokumentieren

Ein wirksames operatives Vorgehen stellt sicher, dass der Universitätsbetrieb flexibel bleibt, ohne die Kosten- und Vertragskontrolle zu verlieren.

Auch die administrative Steuerung muss professionell organisiert sein. Sie stellt sicher, dass Vorgänge prüfbar, vergleichbar und langfristig nachvollziehbar bleiben.

• zentrales Vertragsmanagementsystem einsetzen

• FM-Mitarbeitende regelmäßig in Vertragsadministration schulen

• vollständige Audit-Trails für Nachträge und Forderungen führen

• standardisierte Vorlagen für Anträge, Angebote, Prüfungen und Freigaben nutzen

• Vertragsklauseln und Verfahren regelmäßig überprüfen

• Zuständigkeiten und Genehmigungsgrenzen schriftlich festlegen

• Berichte für Management, Finanzen und Beschaffung bereitstellen

• Lessons Learned aus Streitfällen und Nachträgen in neue Ausschreibungen übernehmen

Durch diese Maßnahmen verbessern Universitäten ihre Kostenkontrolle, reduzieren Streitfälle und erhöhen die Qualität der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.