Hörsaalservice

Die Öffnung der Hörsäle erfolgt entsprechend dem akademischen Belegungsplan. Der Facility-Management-Dienst prüft, ob die Räume rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn zugänglich und betriebsbereit sind.

• Aufschließen der Hörsäle gemäß Stundenplan, Raumbelegung oder Sonderfreigabe

• Kontrolle von Eingängen, Fluren, Treppen, Notausgängen und Zugangswegen

• Einschalten oder Prüfen von Beleuchtung, Lüftung und grundlegenden technischen Systemen

• Sichtprüfung des Raumzustands vor der ersten Nutzung

• Meldung akuter Mängel, die den Lehrbetrieb beeinträchtigen können

Der Raum sollte vor der Nutzung ordentlich, sicher und frei von offensichtlichen Hindernissen sein.

Die Prüfung erfolgt als Sicht- und Funktionskontrolle. Auffälligkeiten wie defekte Leuchten, blockierte Wege, beschädigte Möbel oder nicht funktionierende Präsentationstechnik sind unmittelbar zu dokumentieren und an die zuständige Stelle weiterzugeben.

Die Zutrittskoordination stellt sicher, dass berechtigte Personen den Raum nutzen können und unberechtigter Zugang vermieden wird. Grundlage sind die offiziellen Belegungsdaten der Universität.

• Abstimmung mit dem zentralen Raum- und Stundenplansystem

• Bereitstellung des Zugangs für berechtigte Lehrende, Mitarbeitende und Dienstleister

• Unterstützung bei Sonderveranstaltungen, Prüfungen oder verlängerten Öffnungszeiten

• Klärung kurzfristiger Nutzungsänderungen mit der zuständigen Raumverwaltung

Bei abweichenden Nutzungszeiten muss der Zugang vorab genehmigt und betrieblich eingeplant werden.

Nach der letzten geplanten Nutzung werden die Hörsäle kontrolliert und gesichert. Ziel ist es, den Raum in einem geordneten Zustand zu hinterlassen und Risiken außerhalb der Betriebszeiten zu vermeiden.

• Sicherung der Hörsäle nach Veranstaltungsende

• Ausschalten von Beleuchtung, Präsentationstechnik und nicht benötigten Geräten

• Sichtprüfung auf Schäden, Verschmutzungen, Abfall oder zurückgelassene Gegenstände

• Kontrolle von Fenstern, Türen, Nebenräumen und Zugangsbereichen

• Dokumentation besonderer Feststellungen

Bei technischen Geräten ist darauf zu achten, dass sie ordnungsgemäß heruntergefahren werden, ohne laufende Systeme zu beschädigen oder Sicherheitsfunktionen zu beeinträchtigen.

Sicherheitsrelevante Mängel, etwa blockierte Rettungswege, beschädigte Türen oder elektrische Auffälligkeiten, sind vorrangig zu behandeln und unverzüglich zu melden.

Alle relevanten Beobachtungen aus dem Schließprozess müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei Schichtbetrieb erfolgt eine geordnete Übergabe an das nachfolgende Team.

• Eintragung von Auffälligkeiten in Checklisten oder digitale Systeme

• Weiterleitung offener Störungen an die zuständigen Fachbereiche

• Information an Reinigung, Haustechnik, IT, Medientechnik oder Sicherheitsdienst

• Übergabe besonderer Hinweise für den nächsten Nutzungstag

Eine klare Dokumentation reduziert Informationsverluste und verbessert die Bearbeitung wiederkehrender Probleme.

Das Sitzplatzmanagement stellt sicher, dass die Raumkapazität nutzbar ist und die Sitzordnung den jeweiligen Anforderungen entspricht. Die Standardbestuhlung richtet sich nach der genehmigten Raumkapazität und dem vorgesehenen Nutzungskonzept.

• Prüfung der Sitzanordnung entsprechend Raumgröße und Belegungsplan

• Freihaltung von Gängen, Treppen, Fluchtwegen und Zugängen

• Sicherstellung barrierefreier Sitzplätze und zugänglicher Bereiche

• Anpassung der Bestuhlung für Prüfungen, Präsentationen oder Sonderformate, sofern freigegeben

• Rückführung in die Standardanordnung nach abweichender Nutzung

Sitzplatzänderungen dürfen die Sicherheit, Fluchtwege und zulässige Belegung nicht beeinträchtigen.

Defekte Sitzmöbel sind zu kennzeichnen, aus der Nutzung zu nehmen oder zur Reparatur zu melden. Schäden, die die Sicherheit beeinträchtigen, müssen priorisiert behandelt werden.

Bei Prüfungen, Gastvorträgen oder Veranstaltungen mit hoher Auslastung kann eine besondere Sitzplatzkoordination erforderlich sein.

• Vorbereitung genehmigter Sitzanordnungen

• Prüfung der maximal zulässigen Raumbelegung

• Unterstützung bei der Orientierung im Raum

• Koordination zusätzlicher Sitzmöglichkeiten, sofern genehmigt und sicher umsetzbar

• Rückbau nach Veranstaltungsende

Die Abstimmung mit Veranstaltungsmanagement, Raumverwaltung und Sicherheitsverantwortlichen ist dabei erforderlich.

Die Reinigung der Hörsäle dient der Hygiene, der Nutzerzufriedenheit und dem Werterhalt der Einrichtung. Sie muss an die Nutzungshäufigkeit, Raumgröße und Art der Veranstaltungen angepasst sein.

• Reinigung von Böden, Laufwegen und Eingangsbereichen

• Reinigung von Sitzflächen, Tischen, Pulten und Präsentationsbereichen

• Entleerung von Abfallbehältern und geordnete Abfallentsorgung

• Entfernung sichtbarer Verschmutzungen nach Veranstaltungen

• Desinfektion oder Reinigung häufig berührter Oberflächen nach Bedarf

• Meldung von Sonderverschmutzungen oder Schäden

Besonders beanspruchte Bereiche wie Dozentenpulte, Türgriffe, Handläufe und Abfallbereiche sind regelmäßig zu prüfen.

Die Reinigungsfrequenz sollte flexibel angepasst werden, wenn Räume besonders stark genutzt werden, Prüfungen stattfinden oder Sonderveranstaltungen geplant sind.

Die Qualitätskontrolle stellt sicher, dass die vereinbarten Reinigungsleistungen tatsächlich erbracht werden. Sie erfolgt durch Sichtkontrollen, Checklisten und Rückmeldungen von Nutzenden.

Mängel wie überfüllte Abfallbehälter, verschmutzte Pulte oder stark verschmutzte Böden sind zeitnah zu korrigieren.

Moderne Hörsäle verfügen über verschiedene technische Systeme, die für den Lehrbetrieb zuverlässig funktionieren müssen. Der Hörsaalservice ist häufig die erste operative Schnittstelle, erkennt Störungen und koordiniert die zuständigen Fachbereiche.

• Audio- und Videosysteme

• Projektoren, Displays und Leinwände

• Mikrofone, Lautsprecher und Beschallungsanlagen

• Steuerungssysteme für Medientechnik

• Netzwerkanschlüsse und drahtlose Verbindungsmöglichkeiten

• Beleuchtungssteuerung und elektrische Grundversorgung

Der Hörsaalservice muss einfache Funktionsprüfungen durchführen und Störungen korrekt einordnen können.

Die Zuständigkeiten zwischen Hörsaalservice, IT, Medientechnik und Haustechnik müssen klar geregelt sein. Dadurch wird verhindert, dass Störungen mehrfach gemeldet oder nicht bearbeitet werden.

Vorbeugende Überwachung reduziert Ausfälle während des Lehrbetriebs. Sie sollte regelmäßig und besonders vor stark frequentierten Veranstaltungen erfolgen.

• Routinemäßige Sicht- und Funktionsprüfungen

• Test von Projektoren, Displays, Mikrofonen und Steuerungselementen

• Prüfung der Netzverfügbarkeit und Basisanschlüsse

• Meldung von Verschleiß, Kabelschäden oder Bedienproblemen

• Abstimmung geplanter Wartungen mit dem akademischen Betrieb

Wartungsarbeiten sollten möglichst außerhalb der Lehrzeiten durchgeführt werden.

Störungen können den Lehrbetrieb erheblich beeinträchtigen. Der Hörsaalservice muss Mängel frühzeitig erkennen, korrekt beschreiben und an die zuständige Stelle weiterleiten.

• Ausfall von Projektoren, Displays, Mikrofonen oder Lautsprechern

• Defekte Beleuchtung, Steckdosen oder Steuerungen

• Beschädigte Möbel, Sitze, Tische oder feste Einbauten

• Reinigungs- und Hygienemängel

• Blockierte Zugänge, Einschränkungen der Barrierefreiheit oder Sicherheitsrisiken

• Temperatur-, Lüftungs- oder Raumklimaprobleme

Die Meldung sollte immer Raum, Zeitpunkt, Art der Störung, Dringlichkeit und betroffene Nutzung enthalten.

Ein einheitlicher Meldeprozess verhindert Informationsverluste. Dringende Störungen müssen klar als solche gekennzeichnet werden, besonders wenn laufende oder unmittelbar bevorstehende Veranstaltungen betroffen sind.

Nicht jede Störung hat die gleiche Priorität. Die Bearbeitung richtet sich nach Sicherheitsrelevanz, Auswirkung auf den Lehrbetrieb und Verfügbarkeit alternativer Lösungen.

• Priorisierung nach Dringlichkeit und betrieblicher Auswirkung

• Zuweisung an Wartung, Medientechnik, IT, Reinigung oder Sicherheit

• Kontrolle von Rückmeldungen und Bearbeitungsständen

• Prüfung, ob die Störung behoben wurde

• Dokumentation von Reaktionszeiten und wiederkehrenden Problemen

Sicherheitsrelevante Störungen sind sofort zu eskalieren. Komfortmängel können planmäßig bearbeitet werden, sofern der Lehrbetrieb nicht wesentlich beeinträchtigt ist.

Lehrende und Mitarbeitende benötigen verlässliche Unterstützung, damit Veranstaltungen pünktlich und störungsarm beginnen können. Der Hörsaalservice stellt dabei die erste Anlaufstelle für operative Fragen dar.

• Hilfe beim Raumzugang

• Kurze Einweisung in grundlegende Raum- und Medientechnik

• Unterstützung bei Beleuchtung, Mikrofonen, Präsentationsflächen und Raumsteuerung

• Sofortige Meldung technischer Probleme an den zuständigen Support

• Unterstützung bei kurzfristigen organisatorischen Fragen zur Raumnutzung

Der Service sollte lösungsorientiert handeln, ohne Zuständigkeiten der Fachabteilungen zu überschreiten.

Studierende, Gäste und externe Besucher benötigen vor allem Orientierung, sichere Wegeführung und Hinweise zur Raumnutzung.

• Orientierungshilfe zu Hörsälen, Eingängen, Ausgängen und barrierefreien Wegen

• Hinweise zur Sitzplatznutzung und Raumordnung

• Unterstützung bei zugänglichen Sitzplätzen oder besonderen Bedarfen

• Weitergabe relevanter Informationen zu Hausordnung, Sicherheit und Nutzungsvorgaben

• Unterstützung bei Störungen, Fundgegenständen oder Notfällen

Die Kommunikation soll klar, höflich und situationsgerecht erfolgen.

Eine wirksame Kommunikation zwischen Hörsaalservice, Fachabteilungen und Nutzenden ist entscheidend für einen stabilen Betrieb. Änderungen bei Öffnungszeiten, Raumnutzung oder technischen Einschränkungen müssen rechtzeitig weitergegeben werden.

Eine vollständige Dokumentation schafft Transparenz und unterstützt die Steuerung des Hörsaalservice. Sie dient als Nachweis für erbrachte Leistungen, erkannte Mängel und eingeleitete Maßnahmen.

• Checklisten für Öffnung und Schließung

• Reinigungs- und Kontrollnachweise

• Technische Wartungs- und Prüfberichte

• Störungsmeldungen und Bearbeitungsnachweise

• Übergabeprotokolle bei Schichtwechsel

• Dokumentation besonderer Vorfälle oder Abweichungen

Die Dokumentation sollte einheitlich, verständlich und zeitnah erfolgen.

Die Leistungsüberwachung hilft, Schwachstellen zu erkennen und Prioritäten im Betrieb festzulegen. Wiederkehrende Störungen sollten ausgewertet und mit geeigneten Maßnahmen reduziert werden.

Kontinuierliche Verbesserung ist notwendig, um den Hörsaalservice an veränderte Nutzungsanforderungen anzupassen. Grundlage sind Dokumentation, Nutzerfeedback, technische Entwicklungen und betriebliche Erfahrungen.

• Regelmäßige Auswertung wiederkehrender betrieblicher Probleme

• Abstimmungsgespräche mit Reinigung, IT, Medientechnik, Haustechnik und Raumverwaltung

• Anpassung von Checklisten, Reinigungsplänen und Meldewegen

• Schulung des Servicepersonals zu Technik, Sicherheit und Kommunikation

• Aktualisierung betrieblicher Standards bei neuen Anforderungen

Der Fokus liegt auf stabilen Abläufen, klaren Zuständigkeiten und einer verlässlichen Unterstützung des akademischen Betriebs.