Archiv-, Lager- und Nebenflächen

Eine klare funktionale Klassifizierung ist die Grundlage für Planung, Betrieb, Sicherheit und Kontrolle. Ohne definierte Kategorien werden Räume häufig informell genutzt. Ein freies Büro wird zum Lagerraum, ein Technikraum wird für Möbel genutzt oder ein Flur dient als temporäre Ablagefläche. Solche Nutzungen erschweren die Gebäudesteuerung und können Sicherheitsrisiken verursachen.

Die funktionale Klassifizierung sollte in Raumdaten, CAFM-Systemen, Grundrissen, Raumhandbüchern und Flächenberichten abgebildet werden. Dadurch wird erkennbar, welche Flächen für langfristige Archivierung, operative FM-Prozesse, dezentrale Nutzerbedarfe oder temporäre Projekte vorgesehen sind.

Besonders wichtig ist die Abgrenzung zwischen dauerhaftem Bedarf und temporärer Nutzung. Temporäre Lagerung darf nicht unbemerkt zu dauerhafter Flächenbindung werden. Jede temporäre Lagerfläche sollte mit einem Enddatum, einer verantwortlichen Stelle und einer Entscheidung zum weiteren Verbleib der eingelagerten Gegenstände verbunden sein.

Aktenreduktion ist ein zentraler Hebel zur Optimierung von Büro-, Verwaltungs- und Archivflächen. Universitäten sammeln über viele Jahre erhebliche Papiermengen an. Gründe dafür sind lange Aufbewahrungsfristen, dezentrale Zuständigkeiten, unklare Eigentümerschaft, Unsicherheit über rechtliche Anforderungen und historisch gewachsene Ablagestrukturen.

Das Facility Management sollte Aktenreduktion nicht isoliert durchführen. Es muss gemeinsam mit Verwaltung, Rechtsabteilung, Datenschutz, IT, Registratur, Prüfungsämtern, Personalabteilungen und weiteren betroffenen Organisationseinheiten arbeiten. Ziel ist eine kontrollierte Reduzierung physischer Aktenbestände, ohne Nachweispflichten, Datenschutz oder Verwaltungsfähigkeit zu gefährden.

Ein professioneller Aktenreduktionsprozess beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Dabei werden Aktenarten, Mengen, Standorte, Verantwortliche, Aufbewahrungsfristen und Schutzbedarfe erfasst. Anschließend wird entschieden, welche Unterlagen archiviert, digitalisiert, vernichtet oder an eine zuständige Stelle übergeben werden. Für das FM ist die Flächenwirkung besonders relevant. Reduzierte Aktenbestände können Archivräume entlasten, Büros von Schränken befreien und Flächen für höherwertige Nutzungen zurückgeben. Gleichzeitig verbessert sich die Übersichtlichkeit, und Suchzeiten werden reduziert. Eine einmalige Bereinigung reicht jedoch nicht aus. Aktenreduktion muss durch feste Regeln, regelmäßige Prüfzyklen und klare Verantwortlichkeiten dauerhaft abgesichert werden.

Digitalisierung kann den Bedarf an physischen Archiv- und Lagerflächen deutlich verringern. Sie darf jedoch nicht nur als technischer Scanvorgang verstanden werden. Ohne Standards entstehen doppelte Systeme: Papierakten bleiben erhalten, digitale Kopien sind schwer auffindbar, Zuständigkeiten bleiben unklar und rechtliche Unsicherheiten nehmen zu.

Ein wirksames digitales Records Management verbindet Dokumentenerfassung, Klassifizierung, Zugriff, Aufbewahrung, Löschung und Nachvollziehbarkeit. Das Facility Management spielt dabei eine unterstützende, aber wichtige Rolle, weil die Digitalisierung direkte Auswirkungen auf Flächenbedarf, Raumprogramme, Umzugsplanung und Gebäudenutzung hat.

Digitalisierung sollte vorrangig dort beginnen, wo große Aktenmengen, hohe Zugriffshäufigkeit oder erhebliche Flächenbelastungen bestehen. Dazu können Prüfungsakten, Verwaltungsunterlagen, Personalprozesse, Rechnungsablagen oder projektbezogene Dokumentationen gehören. Vor der Umsetzung müssen Schutzbedarf, Aufbewahrungsanforderungen, Rollen und Freigabeprozesse geklärt sein. Für FM-Projekte ist wichtig, dass digitalisierte Prozesse in Raum- und Bauprogramme zurückwirken. Wenn weniger Aktenräume benötigt werden, können Archivflächen verkleinert, zusammengelegt oder umgenutzt werden. Gleichzeitig müssen Server-, IT-, Datenschutz- und Arbeitsplatzanforderungen mitgedacht werden, damit Digitalisierung nicht lediglich physischen Platz spart, sondern organisatorisch belastbar funktioniert.

Entrümpelung ist für Sicherheit, Betrieb, Reinigung, Instandhaltung und Nutzerverhalten entscheidend. Unkontrollierte Lagerung entsteht häufig schleichend. Einzelne Kartons, alte Möbel, defekte Geräte, nicht abgeholte Projektmaterialien oder überzählige Verbrauchsmittel werden zunächst nur vorübergehend abgestellt und bleiben dann dauerhaft liegen. In Universitätsgebäuden tritt Unordnung besonders häufig in Fluren, Kellern, Kopierräumen, leerstehenden Büros, Technikräumen, Lagern, Nebenräumen und gemeinschaftlich genutzten Bereichen auf. Dies beeinträchtigt das Erscheinungsbild, erschwert die Reinigung, blockiert Wartungszugänge und kann Flucht- und Rettungswege gefährden.

Ein wirksames Bereinigungskonzept umfasst Begehungen, Fotodokumentation, Verantwortlichkeitsklärung, Fristsetzung, Entsorgungsfreigabe und Nachkontrolle. Wichtig ist, dass FM nicht nur räumt, sondern Ursachen beseitigt. Wenn keine klaren Lagerplätze, Abholregeln oder Entsorgungsprozesse bestehen, entsteht Unordnung nach kurzer Zeit erneut. Entrümpelung sollte auch mit Arbeitsschutz, Brandschutz, Reinigung, Umzugsmanagement und Nutzerkommunikation abgestimmt werden. Besonders bei vertraulichen Unterlagen, technischen Geräten, Laborbedarf oder inventarisierten Vermögensgegenständen ist eine einfache Entsorgung nicht ausreichend. Es müssen Freigaben, Dokumentation und gegebenenfalls Wiederverwendung oder fachgerechte Verwertung organisiert werden.

Standardisierung stellt sicher, dass Archiv- und Lagerflächen sicher, effizient, wartbar und campusweit vergleichbar sind. Sie reduziert Einzellösungen, verbessert die Transparenz und stärkt die Verantwortung der Nutzer. Ohne Standardisierung entstehen unterschiedliche Beschriftungen, uneinheitliche Regalsysteme, unklare Zugänge, überfüllte Räume und Sicherheitsmängel.

Ein einheitlicher Standard sollte Mindestanforderungen und empfohlene Ausstattungen definieren. Dazu gehören Raumkennzeichnung, Regalhöhen, Gangbreiten, Lagerzonen, Brandschutzvorgaben, Zutrittsregelungen, Reinigungszugänge, Bodenbelastbarkeit und Inventarführung. Für sensible Akten oder wertvolle Geräte sind zusätzliche Sicherheits- und Zugriffskonzepte erforderlich. Standardisierung erleichtert auch die Kommunikation mit Nutzern. Wenn klar ist, welche Räume wofür vorgesehen sind, was gelagert werden darf und wer verantwortlich ist, sinkt die Zahl informeller Lagerlösungen. Zudem kann FM Lagerflächen besser vergleichen und entscheiden, ob Flächen überfüllt, untergenutzt, falsch genutzt oder für eine Umnutzung geeignet sind.

Archiv-, Lager- und Nebenflächen müssen regelmäßig optimiert werden, weil sie im laufenden Betrieb oft unbemerkt wachsen. Während Büro- und Lehrflächen meist aktiv geplant werden, entstehen Lagerflächen häufig reaktiv. Wird ein Raum frei, wird er als Lager genutzt. Wird ein Projekt abgeschlossen, bleiben Materialien zurück. Wird ein Bereich umgebaut, entstehen Zwischenlager, die später nicht aufgelöst werden.

Flächenoptimierung kombiniert Bedarfsanalyse, Bestandsaufnahme, Konsolidierung, Digitalisierung, Entsorgung, Standardisierung und organisatorische Steuerung. Ziel ist eine bedarfsgerechte Flächennutzung, bei der notwendige Lagerfunktionen gesichert werden, aber keine wertvollen Campusflächen unnötig gebunden bleiben.

Zentralisierung ist besonders sinnvoll bei selten genutzten Akten, Ersatzmöbeln, Veranstaltungsmaterialien oder standardisierten Verbrauchsgütern. Dezentralisierung bleibt dort wichtig, wo Materialien täglich benötigt werden, etwa in Servicebereichen, Laborunterstützung, Reinigung oder Lehrbetrieb. Die richtige Entscheidung hängt von Zugriffshäufigkeit, Sicherheitsanforderungen, Transportaufwand und Flächenwert ab.

Ein professioneller Optimierungsprozess sollte messbar sein. Wichtige Kennzahlen sind belegte Quadratmeter, Auslastung, Lagerdauer, Zahl der verantwortlichen Organisationseinheiten, Art der eingelagerten Gegenstände, Sicherheitsmängel und Potenzial zur Flächenfreigabe. Nach der Optimierung müssen Flächen aktiv überwacht werden, damit sie nicht erneut ungeordnet belegt werden.

Gute organisatorische Systeme sind entscheidend, weil Lagerprobleme selten allein durch fehlende Fläche entstehen. Häufige Ursachen sind unklare Zuständigkeiten, fehlende Inventare, nicht definierte Entsorgungswege, uneinheitliche Zugriffsrechte und mangelnde Nachverfolgung. Selbst große Lagerflächen werden ineffizient, wenn niemand ihren Inhalt, Zweck und Verantwortungsbereich kennt.

Eine Verantwortlichkeitsmatrix sollte für jede Fläche mindestens die fachlich verantwortliche Organisationseinheit, die FM-Betriebsverantwortung, die Zugangsberechtigten und den Prüfturnus enthalten. Dadurch wird verhindert, dass Räume zu herrenlosen Sammelflächen werden.

Das Inventarsystem muss zur Größe und Komplexität der Universität passen. Für kleinere Lager kann eine strukturierte Liste ausreichend sein. Für größere Bestände, technische Geräte, Möbelpools oder zentrale Archive ist eine digitale Lösung mit eindeutigen Standorten, Kategorien und Zuständigkeiten erforderlich.

Auch Entsorgungsprozesse müssen klar geregelt sein. Es sollte festgelegt werden, wer Entsorgung beantragen darf, welche Freigaben erforderlich sind, wie vertrauliche Informationen geschützt werden, wie inventarisierte Gegenstände ausgebucht werden und welche Materialien wiederverwendet oder recycelt werden können. Damit wird Lagersteuerung zu einem dauerhaften Bestandteil des professionellen Facility Managements.